【研修担当者向け】（調整・交渉場面の実践編）急ぎの用件で関係部門に協力を促すためのポイントとは？
- 若手社員向けに調整・交渉をテーマにした研修を検討していて・・。
- 関係部門とのコミュニケーションの取り方についても取り上げてほしいが・・・。
- どのような研修にすればいいか教えてほしい！
このような課題をお持ちの研修担当者の方へ。
若手社員向けに調整・交渉をテーマにした研修を行っておりますが、関係部門とのコミュニケーションの取り方についての課題を挙げられる研修担当者の方がいらっしゃいます。
研修では、これまで上司や教育係の先輩にフォローしてもらっていた関係部門との調整を、若手社員自ら対応できるようにするためのポイントをお伝えしています。
昨日に引き続き、調整・交渉場面の実践編として例をご紹介できればと思います。
【研修担当者向け】（調整・交渉場面の実践編）急ぎの用件で関係部門に協力を促すためのポイントとは？
「部門特性の違い」を理解した上で調整を行うポイントとは？
関係部門に協力を促すためには、まず、「部門特性の違い」を理解することが必要です。関係部門の特性の違いとは、
- 「部門目標」や「仕事の優先順位」の違いのこと
になります。
これから依頼する仕事が、関係部門にとって優先順位の高い仕事かどうかを想像した上で協力を促すことがポイントです。
関係部門の特性の違いを理解した上で部門間調整するポイントは４つです。
- 関係部門が目指している部門目標を確認する
- 関係部門における優先順位の高い仕事を確認する
- 優先順位の高い仕事が進められるように協力する
- 関係部門にとって優先順位の低い仕事を依頼するときは配慮する
詳しくは以下のブログでお伝えしていますので、合わせてご覧ください。
（ご参考）【研修担当者向け】「部門特性の違い」を理解した上で部門間調整するポイントとは？
【研修担当者向け】「部門特性の違い」を理解した上で部門間調整するポイントとは？
若手社員向けの研修を検討していて・・・。関係部門との調整力を高める内容を取り入れたいが・・・。どのような内容にすればいいか教えてほしい！このような悩みをお持ちの研修担当者の方へ。関係部門との調整力を高めるためにどのような研修内容にすればいい...
関係部門にとって優先順位の低い仕事をお願いするときのポイントとは？
では、関係部門にとって優先順位の低い仕事をお願いするときのポイントについて例をご紹介しながらお伝えしていきます。
（例）上司から急遽研修を実施するように言われて、各部門の受講対象者に参加を促す場面
研修担当者の方が、受講対象者の方に快く研修へ参加していただけるよう協力を促す場面です。表立って口には出せないかもしれませんが、受講対象者の方にとって「優先順位が低い仕事」と捉えている方が多いかもしれません。
「急ぎの仕事をしなければいけないのに、このタイミングで研修で時間を取られるのはきついな・・・。」といった感じです。そんな気持ちになっている受講対象者の方にどのように協力を促していけばいいでしょうか？
先ほどご紹介したご参考のブログ「【研修担当者向け】「部門特性の違い」を理解した上で部門間調整するポイントとは？」でお伝えしておりますが、ご参考優先順位の低い仕事をお願いするポイントは相手に配慮して伝えることです。例えば以下のように伝えます。
ポイント①丸投げしない（任せきりにしない）
（例）受講対象者の方にフォローのメールを送る（開催決定時、開催直前など）
ポイント②仕事を進める上で必要な情報や依頼理由などを丁寧に説明する
（例）研修目的と研修ゴールを伝える際、どのように業務に活かせるかということについても説明する
ポイント③対応してもらえたら感謝の気持ちを伝える
まとめ
- 「部門特性の違い」を理解した上で調整を行う
- 相手にとって優先順位の低い仕事をお願いする時は配慮する
- 配慮するポイントは「丸投げしない」「依頼理由などを丁寧に説明する」「対応してもらえたら感謝の気持ちを伝える」
「関係部署に仕事をお願いしたり、調整したりするときにどう対応したらいいかわからない」という若手社員の方にも、職場で調整・交渉するときの対処ポイントを研修プログラムをご用意することも可能です。無料でご相談をお受けしていますのでお気軽にお問い合わせください。
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