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【調達組織風土改革】関係部署との壁をなくして、協力し合える「調達チーム」の作り方
- 「関係部署に協力を求めても、どこか他人事のような反応をされてしまい、自分たちの調達チームだけが取り残されているような孤独感がある。・・・。」
- 「お互いの立場を主張し合うばかりで話が平行線のまま進まず、結局は納期調整やコスト交渉などの調達業務に遅れが出てしまっている。・・・。」
- 「調達部員たちが関係部署からの厳しい要求に疲れ切っているのを見ていると、いつか調達チームが壊れてしまうのではないかと不安になる。・・・。」
関係部署とのやり取りの中で、まるで高い壁に阻まれているようなもどかしさを感じていませんか？「どうして調達部門のことを理解してくれないのか・・・。」と一人で悩み、気がつくと周囲との溝が深まってしまっていることもあるかもしれません。
そんな関係部署との間にできてしまった壁を取り払うためのヒントは、実は、日頃行っている調達部内会議の進め方に隠されています。
今回のブログでは、関係部署の立場を理解し、お互いに協力し合える調達チームへと変えていくための方法についてお伝えします。ほんの少しの視点の切り替えで、今の苦しい状況を好転させるきっかけが見つかるはずです。
今回は、【調達組織風土改革】関係部署との壁をなくして、協力し合える「調達チーム」の作り方についてお伝えしますので、ぜひご覧ください。
【調達組織風土改革】関係部署との壁をなくして、協力し合える「調達チーム」の作り方
関係部署との間に壁ができてしまう3つの理由
なぜ、調達チームと関係部署との間に、見えない壁ができてしまうのでしょうか。その背景には、大きく分けて3つの理由があります。
理由① お互いの優先順位が違う
理由② お互いの業務の大変さが、見えていない
同じ会社に所属していますが、お互いの業務内容を把握できているかと言われれば、意外とわからない部分が多いと思います。お互いにどのような業務を行っていて、どのような苦労をして、何に困っているのかを想像することができないため、「情報の見えなさ」が不安や不信感に変わります。理由③ 共通の目標を確認する場が不足している
「会社が目指す目標のために」という思いは同じはずなのに、日々の忙しさの中で、その共通の目標を確認し合う機会が減っています。すると、いつの間にか「自分たちの部署の正解」だけを押し付け合うようになってしまうのです。
調達部内会議で変えていく！関係部署との風通しが良い調達チームの作り方
ステップ① 調達部員それぞれの「今の思い」を吐き出す
【調達部内会議で話し合う（例）】
- 納期調整で無理を言われた際の話を共有。
- 「本当はもっと早く伝えたかったけれど、関係部署からの連絡が遅くて困った」
- 「いつも自分たちだけが板挟みになっている気がする」
ステップ② 関係部署が「絶対に譲れないこと」を書き出す
調達チームの思いを出し切ったら、次は視点を外に向けてみましょう。関係部署が仕事を進める上で、何を大切にし、何を守ろうとしているのかを客観的に考えてみます。調達部内会議の場で、あえて「相手の立場」に立って意見を出し合う時間を作ります。
【関係部署の視点を想像する（例）】
- 開発部門：性能を追求するために、ギリギリまで設計の精度を上げたい。
- 製造部門：ラインを止めないために、決まった時間に決まった数の部品が欲しい。
- 営業部門：顧客の要望に応えるために、少しでも早く製品を届けたい。
このように、関係部署がどのようなプレッシャーの中で調達業務に関わっているのかということについて調達部員と一緒に書き出してみます。
ステップ③ 「共通のゴール」を再定義する
お互いの立場を理解した後は、バラバラになっていた視点を一つにまとめます。関係部署と調達チームは決して敵ではなく、同じ会社の目標に向かって進む仲間であることを再確認します。調達部内会議の場で、全員が納得できる「共通のゴール」を話し合ってみましょう。
【共通のゴールを話し合う（例）】
- 開発部門と調達チーム：新製品を計画通りに発売し、市場での競争に勝つこと。
- 製造部門と調達チーム：欠品を出さずに、お客様へ確実かつ高品質な製品を届けること。
- 会社全体の目標：無駄なコストを抑え、安定した利益を生み出し続けること。
このように、目先の対立ではなく「最終的に何を成し遂げたいのか」を調達部員と一緒に再確認します。
「会社のために」という大きな視点を持つことで、関係部署とのやり取りは「主張のぶつかり合い」から「目標達成のための相談」へと変わっていきます。この共通のゴールを繰り返し伝えることが、風通しの良い調達チームを作る鍵になります。
ステップ④ 歩み寄るための「小さな一歩」を具体的に決める
共通のゴールを確認できたら、最後は具体的な行動に移します。関係部署との壁を取り除くために、調達業務でできることを決めましょう。大きな変化を狙うのではなく、まずは調達部員が無理なく取り組める「小さな工夫」を調達部内会議で話し合います。
【具体的なアクションを決める（例）】
- 連絡の仕方を工夫する：メールだけでなく、急ぎの際は一言声をかけてから送るようにする。
- 情報共有を早める：確定前の情報であっても「予測」として早めに関係部署へ伝えておく。
- 感謝を伝える：無理な調整に応じてもらった際は、一言「助かりました」と直接伝える。
このように、今後の関係部署とのやり取りで「誰が・何を・どのように変えるか」を具体的に決定します。
決めたことを一つずつ実践していくことで、関係部署の反応も少しずつ変わり始めます。この「小さな一歩」の積み重ねが、調達チームの信頼を築き、結果として風通しの良い環境を作ることにつながります。
まとめ
- 関係部署との間に壁ができてしまう理由① お互いに大切にしている優先順位が違うために、意見がぶつかりやすくなる。
- 関係部署との間に壁ができてしまう理由② お互いの調達業務や仕事の大変さが見えていないことで、不信感が生まれる。
- 関係部署との間に壁ができてしまう理由③ 日々の忙しさの中で、会社としての共通の目標を確認する場が不足する。
- 関係部署との風通しが良い調達チームの作り方 ステップ① 調達部内会議で調達部員が日頃感じている本音やモヤモヤを出し合う。
- 関係部署との風通しが良い調達チームの作り方 ステップ② 関係部署が「絶対に譲れないこと」を想像して書き出す。
- 関係部署との風通しが良い調達チームの作り方 ステップ③ お互いが目指すべき「共通のゴール」を再定義する。
- 関係部署との風通しが良い調達チームの作り方 ステップ④ 今後の関係部署とのやり取りでできる「小さな一歩」を具体的に決める。
まずは、次の調達部内会議で、関係部署が「大切にしていること」を調達部員と一緒に話し合ってみてください。
関係部署の立場を想像してみる。その小さな工夫が、これまでの関係を変える大きなきっかけになります。調達マネジャーであるあなたが、まずは調達部員の思いに寄り添い、そして関係部署へと視点を広げていくことで、調達チームは必ず良い方向へ向かっていきますよ。
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食品メーカー・大手電子機器メーカーの調達業務に13年従事。社内外でリーダーシップを発揮し収益向上に貢献する。独立後、調達部門に特化した組織風土改革・人材育成支援コンサルタント・研修講師として活動中。
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