【研修担当者向け】関係部門との調整・交渉で必要な４つのこととは？
- 若手社員向けのコミュニケーション研修を行っているが・・・。
- 関係部門との調整・交渉のポイントを取り上げているという声があがっている・・・。
- どのような研修内容にすればいいか教えてほしい！
このような悩みをお持ちの研修担当者の方へ。
若手社員の要望に応えて、関係部門との調整・交渉の悩みを解決できるコミュニケーション研修にしたいですよね。
関係部門との調整・交渉が出来ている人は、ただ「お願い」するだけでなく、ポイントを押さえて相手とコミュニケーションを取っています。
ポイント① 信頼関係づくり
1つ目は、信頼関係づくりです。
調整・交渉場面で必要な信頼関係づくりとは、
- 「あなたが求めることを協力してもいい」という関係をつくること
になります。
そのために必要なことは以下のとおりです。
調整・交渉場面での信頼関係づくりのポイント（例）
礼儀正しくふるまう（挨拶をする・約束の時間を守るなど）
相手に敬意を払う（時間を取ってもらうことへの感謝の気持ちを伝えるなど）
ポイント② 依頼方法を工夫する
2つ目は、依頼方法を工夫することです。
依頼方法を工夫するとは、相手にお願いしたいことをわかりやすく伝えることです。
わかりやすく伝えるとは、
- 相手にしてほしいことを具体的に伝えること
調整・交渉場面で相手の反応がいまいちな場合、多くは、してほしいを分かりやすく伝えていないことが多いです。相手に伝える前に具体化しておきましょう。ポイントは、５W1Hで伝えることです。
５W１Hで伝える
- 「When：いつ」
- 「Where：どこで」
- 「Who：だれが」
- 「What：何を」
- 「Why：なぜ」
- 「How：どのように」
ポイント③ 懸念点のフォローをする
3つ目は、懸念点のフォローをすることです。
相手にお願いすることに対応する際に、不安や課題などを感じている場合にはそのフォローをします。このフォローをしておかないと、後で断られたり、先送りにされたりする場合があるので注意が必要です。例えば以下のとおりです。
懸念点のフォロー（例）
- 忙しくて時間がない ⇒ 手伝えることがあればフォローすると伝える
- 上司の了承を得られるか心配だ ⇒ 上司への説明へのフォローもすると伝える
ポイント④ 動機づけをする
4つ目は、動機づけすることです。
動機づけとは、
- お願いしたいことに取りかかることを後押しする言葉を伝える
ことです。
営業でいうところのクロージングにあたります。締めの言葉次第で、相手のモチベーションに関わってきますので大事なポイントになります。例えば以下のとおりです。
動機づけをする（例）
- 「進めていただいている中で、もしご相談等がありましたらお声がけください。」
- 「お忙しい中、お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。」
まとめ
- ポイント① 信頼関係づくり
- ポイント② 依頼方法を工夫する
- ポイント③ 懸念点のフォローをする
- ポイント④ 動機づけをする
調整・交渉場面では、相手が気分良く対応してもらうことがポイントです。そのためには、コミュニケーションの取り方に工夫をすることが必要です。応援のチカラでは、ご要望や課題に応じてカスタマイズした研修のご提案が可能です。無料の事前相談をお受けしておりますので、お気軽にお声がけください。
