【調達・購買】忙しいマネジャーが部下に業務を任せる方法

一方で、調達・購買部門では「部下に任せなければならない業務」もあります。それが、「人を動かす業務」（社内外の調整・交渉等）です。

調達・購買部門の業務の特徴は、「調達・購買部門単独で、業務が進まない」ことです。コストダウン交渉も納期調整も、社内の関係部門の了承を得なければ決められないのです。しかし、マネジャーが社内外の調整・交渉をすべて対応していたらパンクしてしまいます。

「任せていい業務」を任せられるようになったら、「任せなければならない業務」を任せていきましょう。

２、忙しいマネジャーが任せるときに注意すべきこと

部下に任せられず、業務を抱え込んで忙しいマネジャーの方がまずやるべきこと。それは、「マネジャーさん自身の業務を見直す」ことです。なぜなら、部下に業務を任せるための時間を確保しなければ、任せられなくてまた抱え込んでしまうからです。

ポイントは、思い切って「やらなくていい業務をやめる」ことです。

おすすめは、「前任者から引き継いでなんとなくやっている業務」に注目します。やらなくても影響がなさそうだなと思えば、いったん中断して様子を見てみましょう。意外と影響がない業務がたくさんあることに気づくはずです。

３、フォローしやすくなる「報告・連絡・相談」とは？

業務を任せられるかどうかは、「報告・連絡・相談」にかかっているといっていいでしょう。基本中の基本ではありますが、任せられない方に共通していることは、任せた業務をちゃんとやってくれているかどうかが不安だから任せられないという方が多いのではないでしょうか？

任せたあとのフォローができず、任せっぱなしになってしまい、うまくいかないというマネジャーの方がやるべきことは、部下から「報告・連絡・相談」をしてもらえるように導いていくのがポイントです。なぜなら、フォローすべきタイミングを逃してしまうと任せっぱなしになってしまうからです。

そのためには、「報告・連絡・相談」をすべきタイミングを部下に指導します。マネジャーの方向けの研修をしていると、「報告・連絡・相談」のタイミングについて部下と共有していなくてコミュニケーションがうまくいっていない方が多いと感じます。

【報告】「業務が終わったことをマネジャーに伝える」

【連絡】「途中経過をマネジャーに伝える」

【相談】「自分でどうしたらいいかわからないときにマネジャーに伝える」

ポイントは、【連絡】です。どのタイミングで途中経過を伝えてもらうのか、任せるときに決めておきます。そうすることで、フォローすべきタイミングで任せっぱなしにするということがなくなります。

【まとめ】

・「任せていい業務」を任せて、「任せてはいけない業務」は任せない。

・「任せる」で必要な時間を確保するために、「やらなくていい業務」をやめる。

・部下に「報告・連絡・相談のタイミング」を指示しておくとフォローしやすくなる。

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