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【調達部内会議】部内会議で解決できること（コスト削減交渉編）〜「調達部員任せの交渉」を調達チーム全員で成果を出す仕組みに変える3つのステップ〜

【調達部内会議】部内会議で解決できること（コスト削減交渉編）〜「調達部員任せの交渉」を調達チーム全員で成果を出す仕組みに変える3つのステップ〜

「コスト削減交渉を調達部員に任せているが、進捗状況を聞いても色よい返事がなく、このままでは年度目標の達成が難しくなりそうで焦っている」
「仕入先からの値上げ要請が続く中で、調達部員がどのようにコスト削減交渉を進めればよいか迷っている様子は感じるが、具体的にどうサポートすべきかわからない」
「調達部員が個々に仕入先とコスト削減交渉を行ってはいるが、調達チーム全体として取り組む仕組みが作れていないことに、強い危機感を抱いている」

仕入先からの値上げ要請が重なる中で、調達部員にコスト削減交渉を任せているものの、なかなか思うような成果が上がってこないことに、焦りや不安を感じることもありますよね。一人ひとりの調達部員は一生懸命に取り組んでくれていても、調達チームとしての仕組みが整っていないと、個人の努力だけではどうしても限界が来てしまうものです。

こうした状況を打破するために必要なのは、調達部員個人のスキルに頼り切るのではなく、調達チーム全員の知恵を結集してコスト削減交渉に取り組む環境を作ることです。いつもの部内会議の進め方を少し変えるだけで、停滞していた交渉を一気に前進させるきっかけを掴むことができます。

今回は、コスト削減交渉を調達部員任せにせず、調達チームが一丸となって成果を出すための「部内会議」の活用法についてお伝えします。年度目標の達成に向けて、すぐに実践できる形でまとめていますので参考にしていただけたらと思います。

今回は、【調達部内会議】部内会議で解決できること（コスト削減交渉編）〜「調達部員任せの交渉」を調達チーム全員で成果を出す仕組みに変える3つのステップ〜についてお伝えしますので、ぜひご覧ください。

【調達部内会議】部内会議で解決できること（コスト削減交渉編）〜「調達部員任せの交渉」を調達チーム全員で成果を出す仕組みに変える3つのステップ〜

ステップ①　部内会議の事前準備

まず、部内会議の事前準備から始めます。コスト削減交渉が思うように進まない背景には、調達部員が仕入先との板挟みになり、どう切り出してよいか迷っているケースが多くあります。

調達部員がそれぞれ抱えている課題（仕入先との交渉の行き詰まりや判断に迷っているケースなど）を具体的に洗い出しておくように伝えておきます。事前にこれらのテーマを整理しておくことで、部内会議の場を単なる進捗報告ではなく、解決策を導き出すための有意義な場に変えることができます。

【部内会議で話し合うテーマ（例）】

「原材料価格の下落傾向をどう仕入先との交渉材料にするか（根拠資料の共有と使い方の検討）」
「長年据え置かれている価格に対し、どのタイミングで切り出すのが効果的か」
「特定の調達部員だけでは解決が難しい、複雑な取引条件の見直しについて」

「今、誰がどこで立ち止まっていて、どんな課題について話し合うのか」について、事前準備の段階で具体化しておくことが、部内会議を形骸化させないための重要な土台となります。

このように、あらかじめコスト削減交渉の課題を可視化しておくことで、調達部員は「自分一人で抱え込まなくていいんだ」という安心感を持つことができます。調達マネジャーが調達部員が日々向き合っている困りごとに目を向け、調達チーム全員で知恵を出し合うための土壌を整えておくことが、コスト削減交渉を前進させるための確実な一歩となります。

ステップ②　部内会議の進行

事前準備で洗い出した課題を、実際の部内会議で共有し、調達チーム全員で解決策を練り上げます。特定の調達部員が一人で抱え込んでいるコスト削減交渉の停滞を、調達チーム全体の課題として捉え直すことが重要です。

調達マネジャーが進行役となり、それぞれの調達部員が直面している壁をどう乗り越えるか、調達部員と意見を出し合います。他の調達部員が過去に経験した同様のコスト削減交渉の成功事例や、仕入先へのアプローチ方法などを共有することで、具体的な突破口が見えてきます。

【進行のイメージ（例）「原材料価格が下落傾向のときのコスト削減交渉」】

調達部員Aさん

主要な原材料の市況が下落に転じていますが、仕入先へのコスト削減交渉をどのタイミングで切り出し、どのようなデータを提示するのが最も説得力を持たせられるでしょうか？

まずは公表されている指標（相場）と、私たちの購入価格の推移を比較した資料を作成しましょう。Bさんは、以前のコスト削減交渉で、価格改定のルール化を提案していましたよね？

調達マネジャー

調達部員Ｂさん

はい。前回の仕入先との交渉の時には、市況が一定割合以上変動した際は、四半期ごとに価格を見直すという形で合意していました。その合意に基づき、直近3ヶ月の下落実績を具体的に提示したことで、スムーズに合意できました。

事前に合意したルールと確定した下落実績をセットで提示するということですね。さっそく直近の指標データを整理し、次回のコスト削減交渉に向けた根拠資料を作成してみます。

調達部員Aさん

このように、部内会議を通じて解決策を話し合うことで、調達部員は次に取るべきアクションが明確になり、自信を持ってコスト削減交渉に臨めるようになります。

調達チーム全員の知恵を重ね合わせることで、一人では思いつかなかったようなアイデアや、より説得力のある交渉材料が生まれます。調達マネジャーがこうした対話を促す場を継続的に作ることで、停滞していた仕入先とのコスト削減交渉が動き始めます。

ステップ③　議事録の作成

最後は、部内会議で決まった内容を議事録として形に残します。コスト削減交渉の戦略や仕入先との合意ルールは、口頭での共有だけでは時間の経過とともに曖昧になりがちです。

議事録を作成する目的は、単なる記録ではなく、次に取るべき行動を調達チーム内で明確にすることにあります。特に、決定事項や期限、そして誰がどの仕入先に対して動くのかを具体的に書き記すことで、コスト削減交渉の実行力を高めます。調達マネジャーが内容を確認し、調達チーム全員がいつでも振り返られる状態にしておくことで、認識のズレを防ぎ、着実な成果へとつなげることができます。

【議事録のまとめ方（例）「原材料価格の下落に伴うコスト削減交渉」】
決定した交渉方針：
市況の下落実績に基づいた「四半期ごとの価格改定ルール」を提案してコスト削減交渉を行う。

準備する根拠資料：
公表指標（相場）の直近3ヶ月の推移グラフ、および自社の購入単価との比較表。

具体的なアクション：
調達部員Aさんは、調達部員Bさんの成功事例を参考に、来週までに仕入先へ提示する資料案を作成し、調達マネジャーの確認を受ける。

実施期限：
今月20日までに仕入先との打ち合わせを設定し、次期からの新単価適用に向けたコスト削減交渉を開始する。

このように、会議の結論を具体的なタスクとして議事録に落とし込むことで、部内会議で出た知恵が仕入先とのコスト削減交渉の場で活用されていきます。

議事録を積み重ねていくことは、調達チーム全体の貴重な財産になります。過去にどのようなロジックでコスト削減交渉を成功させたのか、その記録が残っていることで、別の調達部員が似たような壁に突き当たった際の強力な助けとなるからです。一回一回の部内会議の成果を丁寧に言語化し、共有し続けることが、調達チーム全体のコスト削減交渉力を底上げし、継続的なコスト改善を実現するための確かな仕組みとなります。

まとめ

ステップ①　部内会議の事前準備は、事前に調達部員それぞれの課題を洗い出し、整理しておくことで、部内会議を単なる報告ではなく解決策を導き出すための土台とする。
ステップ②　部内会議の進行は、調達マネジャーが進行役となり、調達部員同士で成功事例やノウハウを共有し合うことで、停滞しているコスト削減交渉を動かすための具体的なアイデアを練り上げる。
ステップ③　議事録の作成は、決定事項を具体的なタスクとして記録し、調達チーム内で共有し続けることで、調達部員の知恵を資産として蓄積し、調達チーム全体のコスト削減交渉力を底上げする。

調達部員に「仕入先とのコスト削減交渉での困りごと」を話してもらうことから始めてみませんか？

仕入先とのコスト削減交渉が思うように進まず、足踏みをしてしまうことは決して珍しいことではありません。そんなときこそ、調達マネジャーが一人で抱え込まず、部内会議という場を最大限に活用して、調達チーム全員で知恵を出し合うことが大切です。

まずは、調達部員に「仕入先とのコスト削減交渉での困りごと」を率直に話してもらうことから始めてみませんか？直面している課題を共有し、他の調達部員が持つ成功事例やアプローチ方法を重ね合わせることで、停滞していたコスト削減交渉を前進させるための新しいヒントが必ず見つかります。

決まった解決策を具体的なタスクとして議事録に残し、一歩ずつ実行に移していくことで、調達部員は自信を持ってコスト削減交渉に臨めるようになります。こうした対話を積み重ねていくことが、結果として調達チーム全体の交渉力を高め、継続的な成果を生む強い仕組みへとつながっていきます。

焦る必要はありません。まずは、目の前の調達部員の声に耳を傾けることから一歩ずつ進めていきましょう。

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佐藤公和

食品メーカー・大手電子機器メーカーの調達業務に13年従事。社内外でリーダーシップを発揮し収益向上に貢献する。独立後、調達部門に特化した組織風土改革・人材育成支援コンサルタント・研修講師として活動中。

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