【調達人材育成】指示や報告だけで終わらせない！調達部員の孤立を防ぎ、自走を促す「調達部員が主役の定期面談」の始め方
- 「調達部員との会話が、どうしても納期やコストの進捗確認といった『指示や報告』に偏ってしまい、心の奥で抱えている関係部署との板挟みの苦しみや、本当の困りごとを聴く機会を逃している。」
- 「自分自身が会議や外出で席を外すことも多く、調達部員が『相談したい』と思ったタイミングでそばにいてあげられない。その結果、調達部員が相談を諦め、一人で問題を抱え込んでしまう状況をどうにか改善したいと思っている・・・。」
- 「調達部員にはもっと自分で考えて動く『自走』をしてほしいと願っているが、日々の忙しさに追われる中で、何をどのように対話すれば、自律的に調達業務と向き合うきっかけを掴めるのかが分からず悩んでいる・・・。」
日々の業務において、調達部員とのコミュニケーションが、納期の確認やコスト交渉の結果報告といった「調達業務の報連相」だけで終わってしまうことはないでしょうか。
調達部員は、常に関係部署からの要望と仕入先の状況との間で板挟みになり、孤独な思いを抱えていることが少なくありません。しかし、業務の進捗を確認するだけの対話では、調達部員が心に秘めた不安や、一人で抱え込んでいる「本当の困りごと」に気づくことは非常に難しいものです。
こうした状況を改善し、調達部員が本来の力を発揮して自律的に動けるようになるためには、「調達部員が主役の定期面談」を試してみることが、一つの有効な手立てになります。特別な評価制度がない環境でも、対話の質を少し変えるだけで、職場の風通しは驚くほど変わるものです。
今回は、指示や報告の枠を超えて、調達部員の孤立を防ぎ、自走を促すための「調達部員が主役の定期面談」の考え方についてお伝えしますので、調達部員との効果的なコミュニケーション手段の選択肢の一つとしてご確認いただけたらと思います。
今回は、【調達人材育成】指示や報告だけで終わらせない！調達部員の孤立を防ぎ、自走を促す「調達部員が主役の定期面談」の始め方についてお伝えしますので、ぜひご覧ください。
【調達人材育成】指示や報告だけで終わらせない！調達部員の孤立を防ぎ、自走を促す「調達部員が主役の定期面談」の始め方
「調達部員が主役の定期面談」とは？
「調達部員が主役の定期面談」とは、調達マネジャーと調達部員が1対1で、定期的に対話を行う時間のことです。これは、単に調達業務の進捗を確認する場ではありません。調達部員が日々の業務で直面している課題や悩みを安心して打ち明け、調達マネジャーがその解決をサポートすることを通じて、調達部員の成長を促すための「調達部員が主役となる調達部員のための時間」です。
目標管理面談との違い
社内制度として行われる「目標管理面談」と、今回お伝えする「調達部員が主役の定期面談」には、目的や内容に以下のような違いがあります。
- 目標管理面談
- 調達部員が主役の定期面談
「調達部員が主役の定期面談」の始め方
ステップ１ 物理的な「相談の枠」を確保する
ステップ２ 定期的なサイクルを仕組み化する
調達部員が「次の面談で相談しよう」と準備できるように、実施のタイミングを固定します。週に1回15分、あるいは隔週で30分など、短時間でも構いません。定期的に「相談の窓口」が開いている状態を作ることで、自席にいない調達マネジャーへの相談のタイミングを逃してしまうリスクを防ぐことができます。ステップ３ 面談の趣旨を調達部員に正しく伝える
時間の枠を確保したら、この面談の目的を調達部員に丁寧に説明します。単に「面談をやる」とだけ伝えると、調達部員は身構えてしまうからです。以下のようなポイントを添えて伝えてみてください。- 伝えるべきポイント
「これはあなたの悩みや困りごとを聴き、サポートするための時間です」と宣言する。
- 相談のヒント（例）
このように、「何を話してもいい場であること」を具体的に示してあげることで、調達部員は安心して相談の準備ができるようになり、それが調達業務に主体的に向き合う「自走」への第一歩となります。
「調達部員が主役の定期面談」を実施する際の３つの注意点
- 「今日は、進捗報告ではなく、〇〇さんが今感じている仕事の難しさや、私にサポートしてほしいことを聴く時間にしたいと思っているのでよろしくお願いします。」
注意点② 会話の「黄金比率」を意識する
- 調達部員Aさん
「実は、今回の設計変更について関係部署からかなり厳しい納期を求められておりまして、仕入先への調整をどう切り出すべきか悩んでいます。」
- 調達マネジャー
注意点③ 最後は前向きなメッセージで締めくくる
- 「今の悩みを聞けてよかったです。まずはこの部分から一緒に改善していきましょう。」
- 「また次回の定期面談でも、その後の状況を聴かせてください。」
まとめ 自走を促す「調達部員が主役の定期面談」の始め方
- 「調達部員が主役の定期面談」とは、 評価を目的とするのではなく、調達部員が日々の業務で抱える課題や悩みを安心して打ち明け、成長を支援するための「調達部員のための時間」。
- 「調達部員が主役の定期面談」の始め方ステップ① カレンダー上で誰にも邪魔されない物理的な「相談の枠」をあらかじめ予約し、後回しにできない仕組みを作る。
- 「調達部員が主役の定期面談」の始め方ステップ② 週１回や隔週など、短時間でも継続して実施するサイクルを固定することで、調達部員がいつでも相談できる安心感を醸成できる。
- 「調達部員が主役の定期面談」の始め方ステップ③ 面談の開始前に「調達部員のサポートが目的であること」を伝え、相談のヒントを具体的に例示することで、調達部員が準備しやすい環境を整える。
- 「調達部員が主役の定期面談」を実施する際の注意点① 面談の冒頭で「評価の場ではない」という目的を明確に伝え、単なる雑談や指示出しの時間にならないよう注意する。
- 「調達部員が主役の定期面談」を実施する際の注意点② 会話の比率を「調達部員が7割」に保つことを意識し、アドバイスを急ぐのではなく質問を通じて調達部員の思考整理を促す。
- 「調達部員が主役の定期面談」を実施する際の注意点③ 面談の最後には前向きなメッセージを添えて、次の面談まで調達マネジャーが伴走し続ける姿勢を伝えて締めくくる。
「調達部員のための時間」が、自走する調達部門への第一歩になります
今回のブログでお伝えしたかったのは、日々の慌ただしい「調達業務の報連相」から少しだけ離れ、調達部員一人ひとりと向き合う時間を持つことの大切さです。調達マネジャーが「あなたの話を聴く準備ができている」という姿勢を示すことは、板挟みの環境で戦う調達部員にとって、何にも代えがたい安心感と、調達業務への前向きな意欲を生み出す源泉となります。
まずは、来週のスケジュールの中に、わずか15分でも構いませんので、調達部員と向き合うための「専用の枠」を確保することから始めてみてください。完璧な面談を目指す必要はありません。まずは「場」を用意し、調達部員が自分の言葉で調達業務の課題を整理して話す機会を作ること、その一歩が非常に重要です。
こうした対話の積み重ねは、時間はかかるかもしれませんが、確実に調達部員の自走する力を育んでいきます。孤立を防ぎ、共に課題を乗り越えていける強固な調達組織を築いていくために、まずは目の前の調達部員が主役になれる時間を、一歩ずつ形にしていきましょう。
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