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【調達組織風土改革】関係部署の「御用聞き」から脱却せよ！部内会議を「関係部署を動かす戦略会議」に変えることが必要な理由とは？
- 「関係部署からの無理な納期短縮の依頼に、振り回される毎日が続いている・・・」
- 「調達は安く買って当たり前、トラブル対応が当たり前で、社内での立場が低いと感じる・・・」
- 「組織を変えたいけれど、目の前の業務に追われてどこから手をつければいいかわからない・・・」
多くの調達部門で、「関係部署の下請け・御用聞き」になってしまっているという悩みがあります。日々、関係部署からの要望という名の「指示」を受けて動く受動的な仕事スタイルでは、調達部員の主体性は失われ、組織全体が疲弊してしまいます。
この「受け身の文化」から脱却し、調達部門が主導権を持って関係部署を巻き込む組織へ変わるためには、何が必要なのでしょうか？
今回のブログは、その変革の第一歩として、部内会議の在り方を「報告の場」から「戦略の場」へ変えることの重要性についてお伝えします。
今回は、【調達組織風土改革】関係部署の「御用聞き」から脱却せよ！部内会議を「関係部署を動かす戦略会議」に変えることが必要な理由とは？についてお伝えしますので、ぜひご覧ください。
【調達組織風土改革】関係部署の「御用聞き」から脱却せよ！部内会議を「関係部署を動かす戦略会議」に変えることが必要な理由とは？
調達部門が関係部署の「御用聞き」になってしまう理由
多くの調達部門が、設計や開発、製造といった依頼元からの要望に応える「後工程」として動いている実態があります。 目先の納期調整や、急な仕様変更に伴う見積もり依頼などに忙殺されると、自ら戦略を立てて関係部署に提案する時間的・精神的な余裕を失ってしまいます。
この「依頼を待ってから動く」という受動的な姿勢が繰り返されることで、社内において「調達は何を言っても対応してくれる便利な部署」という位置づけが固定化され、立場が低くなってしまう原因になっています。
調達部門主導で動くために必要なことは「積極的な働きかけ」
【調達部門から関係部署への働きかけ（例）】
- トラブルが起きてから対応するのではなく、仕入先の状況や市場のトレンドを先回りして関係部署に提供する
- 納期問題への対策として、主要仕入先の生産能力、繁忙期、主要得意先の所要状況などを把握して、関係部署に共有しておく
- 既存の仕入先で起こっている課題（価格、納期、品質など）について、解決可能な仕入先候補を見つけて関係部署に提案する
「部内会議」を関係部署を動かすための「戦略会議」に変える
だからこそ、週に一度の部内会議の役割を変えていくことが大切です。単なる業務連絡の場にするのではなく、「どうすれば関係部署の協力を得られるか」「どう働きかければ調達の意図を汲み取ってもらえるか」ということを調達チームで知恵を出し合う「戦略会議」にしていきます。例えば、以下のような議題について話し合います。
【関係部署を動かすための戦略会議の議題（例）】
- 短納期で繰り返し追加注文してくる関係部署に対して、標準納期で注文してもらうためにどのように依頼するか
- 顧客からの指定された仕入先に問題がある場合、新規仕入先候補をどのように提案すべきか
- まとめ発注等の購入条件を変更することによってコストダウンを実現するために、関係部署にどのように依頼するか
まとめ
- 受け身的な「後工程」の姿勢が、調達部門の社内プレゼンスを下げている。
- 司令塔として、関係部署へ先回りして情報や提案を投げかける姿勢を持つ。
- 部内会議を「関係部署を動かすための作戦を練る場」として再定義する。
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食品メーカー・大手電子機器メーカーの調達業務に13年従事。社内外でリーダーシップを発揮し収益向上に貢献する。独立後、調達部門に特化した組織風土改革・人材育成支援コンサルタント・研修講師として活動中。
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