【調達・購買】取引先と納期調整会議を行うときのポイント３つ
- 顧客からの受注が大幅に増えてきている・・・。
- 取引先と納期調整会議を行って遅延のないように進めたい・・・。
- 納期調整会議を行う際のポイントについて教えてほしい！
このような課題をお持ちの調達・購買マネジャーの方へ。
コロナ禍で減っていた受注がここにきて回復してきた影響で、取引先の納期遅延がないように調達・購買部門でフォローする必要が出てきたということはないでしょうか。
私も調達・購買部門で仕事をしていた際に、通常時の約３倍の受注を受けることになり、関係部門と連携しながら取引先と納期調整会議を行うという経験をしましたので、今回は取引先と納期調整会議を行う際のポイントについてお伝えできればと思います。
ポイント① 取引先の生産体制を把握する
1つ目は、取引先の体制を把握することです。
納期調整会議を行い際、始めにやるべきことは、取引先の生産体制を把握することです。一つ一つの注文納期に対しての確認・フォローは必要ですが、その希望納期通りに納入できるかどうかは、取引先の生産体制にかかっているからです。例えば、以下の項目について取引先に確認します。
取引先の生産体制を把握する（例）
- 生産能力
- 生産能力に対しての稼働状況（繁忙期・閑散期）
- 主要得意先（取引先の中での優先順位）
注文納期に影響しそうなことをあらかじめ把握しておくと、いざ納期遅延になったときに慌てずに対応することができます。取引先は表立って言いませんが、取引先の中での「優先順位」というものがあり、気をつけておかないと後回しにされるということもありますので注意しておきましょう。
ポイント② 生産能力アップが必要な場合は早めに相談する
2つ目は、生産能力アップが必要な場合は早めに相談することです。
生産能力以上の注文をする行うことが分かった時点で、生産能力アップを必要があるかどうかを相談しておく必要があります。例えば以下のような場合は相談が必要です。
生産能力アップの相談が必要な場合（例）
- 現在の生産能力（100個/月）
- 予定注文数（200個/月×1年間）
生産能力と予定注文数のギャップとなる100個/月を補うためにどのように対応すべきか取引先との協議が必要になります。その際、生産能力をアップさせるために発生する費用（器具や機械などの設備投資）をどちらが負担するかなどについても合わせて協議します。
ポイント③ 状況変化があった場合は都度協議する
3つ目は、状況変化があった場合は都度協議することです。
これは取引先側と調達・購買部門側双方に必要です。例えば以下のとおりです。
取引先側での状況変化（例）
- 他の顧客で新たな受注があって生産計画の見直しが必要になった
- 生産に必要な人員に欠員が出てしまった
- 材料・資材の納期が遅れている
調達・購買部門側での状況変化（例）
- 顧客から納期を前倒してしてほしいという相談があった
- 顧客から新たな追加注文があった
- 顧客から注文のキャンセルがあった
以上のような状況変化があった場合、速やかに納期調整会議で取り上げて話し合うことが必要です。
まとめ
- ポイント① 取引先の生産体制を把握する
- ポイント② 生産能力アップが必要な場合は早めに相談する
- ポイント③ 状況変化があった場合は都度協議する
取引先との納期調整会議では、目先の注文納期をどうするかに注目しがちですが、取引先の生産体制、物理的に間に合わない場合の生産能力アップの検討、状況が変わったときは双方でオープンな話し合いができるようにしていくことが重要です。部下への指導やフォローをする際の参考にしてみてくださいね！
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