【調達・購買】新任調達担当者が調整・交渉場面で上司に「報告・連絡・相談」するタイミングとは？
- 新任の調達担当者に取引先との交渉を任せているが・・・。
- 「報告・連絡・相談」がないのでどんな交渉をしているか不安になる・・。
- 部下をどのように指導したらいいか教えてほしい！
このような悩みをお持ちの調達・購買マネジャーの方へ。
調整・交渉を任せているものの、「報告・連絡・相談」ができていないと心配になりますよね。もしかしたら、「報告・連絡・相談」のタイミングがわからないことが原因かもしれません。
タイミング① 交渉前
1つ目のタイミングは、交渉前です。
取引先とどのような交渉をしようとしているのかについて、事前に調達マネジャーさんに報告しておく必要がありますが、新任調達担当者は事前準備をすることで精一杯で報告することを忘れてしまいがちです。例えば以下のような報告ができているかチェックしておきましょう。
交渉前に報告すべきこと（例）
- 交渉のゴール（要望する納期や目標となるコストダウン率など）
- ゴールに到達するための交渉ストーリーや施策
タイミング② 交渉が難航したとき
2つ目のタイミングは、交渉が難航したときです。
希望する納期やコストダウン率に合意してもらえば問題ないのですが、難航しているときは調達マネジャーさんへの相談が必要です。調達マネジャーさんの部下は相談できず一人で抱え込んでしまっていないでしょうか。例えば以下のような状況です。
交渉が難航したときに相談すべきこと（例）
- 取引先からNoの回答を提示されているのにそのまま保留になっているとき
- 取引先からNoの回答を提示されているにも関わらず強引に条件を飲むよう交渉を続けているとき
タイミング③ 交渉合意する前
3つ目のタイミングは、交渉合意する前です。交渉に合意する前のタイミングでは、その内容で合意していいかどうかの最終確認が必要ですが、調達マネジャーさんの部下は報告をしているでしょうか。例えば以下のような状況です。
交渉合意する前に報告すべきこと（例）
- 取引先があいまいな回答をしているのにも関わらず了承しようとしている（営業担当者の個人的な見解など）
- 取引先が懸念事項を抱えているにも関わらず合意しようとしている（納期交渉中に材料の調達が遅れる可能性があるなど）
まとめ
- タイミング① 交渉前
- タイミング② 交渉が難航したとき
- タイミング③ 交渉合意する前
新任調達担当者は調整・交渉場面での経験が少ないため、「多分、大丈夫だろう」と楽観的に考えがちです。必要なタイミングで「報告・連絡・相談」ができるよう、調達マネジャーさんがフォローしてあげてくださいね。
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