【調達・購買】仕事の質に影響が出る役割認識の違いとは？
- 入社３年目調達担当者がいる・・・。
- そろそろ自律して仕事をしてほしいがまだまだ時間がかかりそうな感じがする・・・。
- なにが原因で自律できないのか教えてほしい！
といった悩みを抱えている調達マネジャーの方へ。
なにが原因で自律できなのかわからないと、どう指導したらいいかわからず困りますよね。
もしかしたら、部下の役割認識の仕方が仕事の質に影響しているのかもしれません。
今回は、【調達・購買】仕事の質に影響が出る役割認識の違いとは？についてお伝えしますので、ぜひご覧ください。
【調達・購買】仕事の質に影響が出る役割認識の違いとは？
１、部下は調達部門の役割をどう認識しているのか？
まず、部下は調達部門の役割をどう認識しているのか？についてお伝えしていきます。
調達・購買部門向け特化研修の一つに、入社３～５年目の調達担当者の方を対象とした「社内コミュニケーション力強化研修」があります。
コストダウン活動を進められるようになるために必要な社内コミュニケーション力を身につけましょうという内容です。
この研修では事前課題をご用意していて、その中で「調達部門の役割」について書いていただく項目があります。書いていただいた内容をまとめますと、大きく分けて５つに分類できます。
入社３～５年目調達担当者が認識している「調達部門の役割」
- レベル１ 調達に関わる業務の個別対応（コスト削減、納期対応、在庫管理等）
- レベル２ 調達部門へ寄せられる問い合わせに対応（クレーム、トラブル等）
- レベル３ 安定供給に重点を置いた対応（納期優先）
- レベル４ 関係部門との連携に重点を置いた対応（コストダウン活動推進）
- レベル５ 経営面に重点に置いた対応（予算達成、利益確保）
考察としては以下のとおりです。
「調達部門の役割認識」の考察
- 調達部門に配属されたばかりの方は、「1.調達に関わる業務の個別対応」の認識が強く、ルーティン業務をこなすことで精一杯な状況
- ある程度ルーティン業務ができるようになった方は、「2.調達部門へ寄せられる問い合わせに対応」の認識が強く、問い合わせ対応で精一杯な状況
- 問い合わせ対応をこなせるようになってきた方は、「3.安定供給に重点を置いた対応」の認識が強く、納期対応の優先順位が高い状況
- 納期対応をこなせるようになってきた方は、「4.関係部門との連携に重点を置いた対応」の認識が強く、計画的にコストダウン活動を実行できている状況
- 調達マネジャーやリーダーの方は、「5.経営面に重点に置いた対応」の認識が強く、調達部門のマネジメント対応ができている状況
これまで参加された方の役割認識の割合を集計してみますと、６割の方がレベル１～３の認識、3割の方がレベル４の認識、１割の方がレベル５の認識をお持ちでした。
つまり、調達部門における優先順位の高い「コストダウン活動」よりも、「ルーティン業務」「問い合わせ対応」「納期対応」の認識で仕事をしている調達担当者の方が多いということなのです。
２、部下に役割を理解させるためのポイント３つ
では、調達部門における優先順位の高い「コストダウン活動」を推進する役割をどう理解させればいいのでしょうか。ポイントは３つです。
ポイント① 部内の定例会議で伝える
1つ目は、定例会議で改めて役割を伝えることです。
「部門方針」「部門目標」「重点施策」などを伝えて、優先順位の高い役割であることを定期的に発信していきましょう。部下は、「ルーティン業務」「問い合わせ」「トラブル対応」などの目先の対応に意識が向いてしまうものです。
優先順位の高い「コストダウン活動」を行うためには、計画を立てて時間をかけて取り組む必要がありますが、目先の対応に追われてしまうとつい後回しにしがちです。なぜ、「コストダウン活動」の優先順位が高いのでしょうか？調達マネジャーさんのお言葉で動機づけしていきましょう。
ポイント② 目標管理面談で動機づけする
２つ目は、調達部門の役割を認識して行動することを後押しするためには、目標管理面談で動機づけすることが重要です。
目標管理面談で最も大切なことは目標設定です。目標設定を部下任せにせず、内容を確認しましょう。確認は「SMARTルール」で確認すると具体的になります。
「SMARTルール」とは、目標設定に必要な５つの要素を表したものです。
- （S）Specific（具体的）
- （M）Measurable（数値化されている）
- （A）Achievable（達成可能）
- （R）Relevant（価値観と一致している）
- （T）Time（期限）
たとえば、以下のとおりです。
（例）「部下の目標設定」
（T）２０２３年９月３０日までに、（S）主要取引先A社からB社へ変更することで、（M）年間コストダウン額〇〇円、コストダウン率〇〇％を実現する。（R）会社と自分が発展していくために最優先で行うべきことだから。また、部下との面談前に、部下の目標達成のために後押しできることがないか考えておき、必要に応じてフォローしていきましょう。
たとえば、以下のとおりです。
（例）部下の目標達成のために後押しできること
- 課題の「関係部門との調整」に関連する研修受講を勧める
- 調達業務に役立つ参考本を勧める
- 時間の使い方が苦手な部下に、優先順位についてアドバイスする
- 苦手の文書作成のコツについてアドバイスする
- 困ったことがあったら、相談に乗ることを約束する
詳しくは以下のブログでお伝えしています。合わせてご覧ください。
【調達・購買】部下の目標管理でやる気を引き出すポイント３つ
【調達・購買】部下の目標管理でやる気を引き出すポイント３つ
「部下が設定する目標が低く、成長意欲が感じられない…。」「部下との面談でやる気を引き出したい！」 と感じている調達マネジャーの方、いらっしゃいませんか？ 今回は、部下との面談でやる気を引き出すポイントについてお伝えしていきます。 「目標設定...
ポイント③ 企業研修を活用する
3つ目は、企業研修を活用することです。
普段は目先の対応に追われている部下が大半です。私も調達業務経験があるのでよくわかります。じっくり時間をとって調達部門の役割認識させることは難しい部分があると思います。
そんなときは、ぜひ企業研修の活用も検討いただければと思います。1項目でお伝えした「社内コミュニケーション力強化研修」をはじめとして、調達部門に特化した研修プログラムをご用意しております。
無料でオンライン相談もお受けしておりますので、お気軽にお声がけください。
まとめ
- 調達部門の役割認識は５つに分類される
- 役割を理解させるためのポイント① 部内の定例会議で伝える
- 役割を理解させるためのポイント② 目標管理面談で動機づけする
- 役割を理解させるためのポイント③ 企業研修を活用する
目先の対応に追われて仕事をしている状態では役割認識を変えることはできません。まずはマネジャーさんから部下への動機づけを行い、変えるきっかけをつくっていきましょう！
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