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【調達人材育成】調達部員が自ら動いて関係部署との調整を行えるようになるための３つの指導ポイント
- 「関係部署との調整が進まずに苦戦している調達部員を見て、どのように声をかけ、具体的な指導を行えばよいのかわからずに悩んでいる・・・。」
- 「調達部員に調整状況を確認しても「なぜ協力してもらえないのかわからない」という反応で、本人も原因を正しく把握できておらず、どうフォローすればいいかわからずに悩んでいる・・・。」
- 「関係部署との調整に行き詰まったら調達マネジャーが助けてもらえばいいと安易な考えを持っている様子で、もっと主体的に対応してほしい・・・。」
関係部署との調整が滞っている調達部員に対して、自ら動いて解決しようとする姿勢が見られず、結局は調達マネジャー自らフォローに回らざるを得ない状況に、もどかしさを感じていませんか。調整がうまくいかない原因について調達部員自身が理解できていない中で、アドバイスをしてもどこか人ごとのような反応をされてしまうと、どう指導すべきか悩んでしまうこともあると思います。
実は、調達部員が関係部署との調整で行き詰まってしまう大きな理由は、調整の土台となる「協力関係づくり」が十分にできていないことにあります。 関係部署からの動きを待つのではなく、調達部員が自ら働きかけ、お互いに助け合える関係を築くことが、調達業務を進めるために第一歩となります。
今回のブログでは、調達部員が関係部署との協力関係を自ら築くことができるようになるための指導ポイントについてお伝えします。
今回は、【調達人材育成】調達部員が自ら動いて関係部署との調整を行えるようになるための３つの指導ポイントについてお伝えしますので、ぜひご覧ください。
【調達人材育成】調達部員が自ら動いて関係部署との調整を行えるようになるための３つの指導ポイント
関係部署との調整がうまくいかない３つの理由
調達部員が関係部署との調整で苦労し、思うように調達業務を進められない背景には、主に3つの理由があります。それぞれの理由についてお伝えします。
理由① 調達部門と関係部署は、めざす目標が異なるから
同じ会社で働く仲間であっても、部門ごとに優先すべき役割やめざす目標は異なります。調達部門がコスト削減を重視する一方で、関係部署には別の優先事項があります。
【部門ごとの目標の違いの例】
- 調達部門： 購入単価を抑え、調達コストを低減させることをめざす 。
- 製造部門： 欠品を防ぎ、ラインを止めずに生産効率を維持することを最優先する。
- 設計・開発部門： 製品の品質や性能、スペックの向上を重視する。
このように、それぞれが自部門の目標や都合を優先してばかりでは、調整はうまくいきません。優先すべき目標が違うことを前提に調整に臨まなければ、話が平行線のまま終わってしまいます。
理由② 関係部署の協力を得るための準備ができていないから
関係部署に納得してもらい、協力を引き出すためには、了解を得るために必要な情報をあらかじめ揃えておく必要があります。しかし、十分な検討材料を提示できずに「協力してください」と伝えるだけでは、関係部署の了承を得ることはできません 。
【関係部署の了承をもらう際の準備例（仕入先の納期遅延）】
- 現状の正確な把握： なぜ遅延が発生したのか、いつまでに納品されるのかという状況を把握する。
- 代替案の提示： 他の仕入先から調達できる可能性や、部分的な納入で対応できるかどうかの検討する。
- 影響範囲の確認： 納期が遅れることで、生産計画や顧客への出荷にどのような影響が出るかを確認する。
理由③ 調整の前に、協力関係づくりが必要なことを理解していないから
多くの調達部員は、調整が必要になったときだけ関係部署へ連絡を取りがちですが、実はその前段階での関わり方が成否を分けます。日頃からコミュニケーションを積み重ねて「この人の依頼なら協力しよう」と思ってもらえる土台、つまり協力関係が築けていないことが根本的な問題です 。
「関係部署との協力関係づくり」を指導するための3つのポイント
①調達部門と関係部署がめざす目標が違うことを説明する
【調達部員への指導例】
- 「調達部門がコスト低減をめざす一方で、製造部門は生産ラインを止めないことを最優先に考えています。目標が異なるからこそ、意見が食い違うのは自然なことだと捉えてください。」
- 「まずは関係部署が何を一番大切にしているのかを確認し、その上で、関係部署に協力してもらえるようになるために必要なことを考えていきましょう。」
このように、関係部署との目標のズレを認識することで、感情的な対立を避け、解決に向けた前向きな対話へとつなげることができます。
②関係部署に対して積極的に働きかけていくことの大切さを説明する
関係部署からの連絡や動きを待つのではなく、調達部員の方からアクションを起こすことの重要性を伝えます。日頃のコミュニケーションが不足していると、いざという時の調整が難しくなるため、自分から関係部署へ歩み寄る姿勢を習慣化するよう指導します。
【調達部員への指導例】
- 「トラブルが起きてから関係部署へ相談に行くのではなく、日頃から関係部署の状況を確認しておきましょう。」
- 「関係部署の方から動いてくれるのを待つのではなく、積極的に情報を共有して相談しやすい土壌を作っていくことが大切です。」
調達部員の方から働きかけることを指導することで、関係部署との信頼関係が深まり、緊急時の調整もスムーズに進められるようになります。
③関係部署との調整のために準備すべきことを伝える
【調達部員への指導例】
- 「『コスト削減に協力してください』と伝える前に、選択肢を準備しましょう。そうすることで、関係部署の方も検討しやすくなります。」
- 「もし納期が遅れるのであれば、その影響がどこまで及ぶのかを確認し、代わりの手段があるかどうかも含めて検討材料を揃えてから関係部署へ話しに行きましょう。」
まとめ
- 関係部署との調整がうまくいかない理由は、調達部門と関係部署の目標の違いや、事前の準備・協力関係づくりの不足が要因である。
- 「関係部署との協力関係づくり」を指導するためのポイント① 調達部門と関係部署では優先すべき役割や目標が異なることを説明する。
- 「関係部署との協力関係づくり」を指導するためのポイント② 調達部員から積極的に歩み寄って信頼を築くことの重要性を伝える。
- 「関係部署との協力関係づくり」を指導するためのポイント③ 関係部署が協力しやすいように、必要な検討材料を事前に準備するように指導する。
まず、日頃から関係部署と積極的に話をするように、調達部員に指導することから始めてみませんか？
関係部署からの協力が得られなかったり、板挟みになったりして悩む調達部員を支えるためには、まず関係部署との関わり方を変えていくことが大切です。
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今回のブログでお伝えした、関係部署との調整ができる調達部員を育てることについて、調達マネジャーお一人で進めるのは大変なことだと思います。
応援のチカラ「調達人材育成コンサルティング」では、「自分一人では調達部員への具体的な指導が難しい」「今のやり方で本当に関係部署との協力関係が築けるのか不安だ」と感じている調達マネジャーの方に向けて、調達部員が自ら動けるようになるために指導や育成に関する仕組みづくりについてサポートをしております。
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食品メーカー・大手電子機器メーカーの調達業務に13年従事。社内外でリーダーシップを発揮し収益向上に貢献する。独立後、調達部門に特化した組織風土改革・人材育成支援コンサルタント・研修講師として活動中。
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