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【調達部内会議】部内会議で解決できること（属人化編）〜「担当者しか知らない」を調達チームの知恵に変える3つのステップ〜

【調達部内会議】部内会議で解決できること（属人化編）〜「担当者しか知らない」を調達チームの知恵に変える3つのステップ〜

「調達部員が不在だと、仕入先や関係部署との交渉状況が全くわからない・・・」
「調達部員によって業務量に偏りがあるが、内容を把握できず調整のしようがない・・・」
「トラブルが起きてから初めて状況を知ることが多く、いつも後手に回ってしまう・・・」

調達部門の業務は、その特性上、どうしても特定の調達部員に情報が集中する「属人化」が起きやすいものです。

私も調達マネジャーの経験があるのでよくわかりますが、調達部門内で属人化が進んでしまうと、調達部員の進捗状況がブラックボックス化し、マネジメントに限界を感じて苦労されることも多いのではないでしょうか。

今回のブログは、調達部門で属人化が起きる理由を整理し、部内会議を活用して情報を可視化する具体的なステップをお伝えします。

今回は、【調達部内会議】部内会議で解決できること（属人化編）〜「担当者しか知らない」を調達チームの知恵に変える3つのステップ〜についてお伝えしますので、ぜひご覧ください。

調達部門で属人化が起きやすい3つの理由

なぜ、調達部門では、これほどまでに属人化が進んでしまうのでしょうか。そこには3つの大きな理由があります。

理由①　仕入先ごとに担当者が決まっているため

一般的に調達部門の業務分担は、「A社は〇〇さん」という形で仕入先ごとに分担していきます。その結果、自分の担当外の仕入先については、どのような取引背景があるのか把握しにくい構造になってしまいがちです。

理由②　交渉過程や関係部署との調整がブラックボックスになりやすいため

仕入先との交渉過程や関係部署との調整状況は、担当部員にしか見えません。引き継ぎの際、後任者がその経緯を把握するのに膨大な時間がかかるのは、この「プロセスの見えにくさ」が原因です。

理由③　調達部員同士で情報共有する機会が少ないため

調達マネジャーと部下の間での報告・連絡・相談はあっても、調達部員同士が横のつながりで情報共有する機会は意外と少ないものです。この「横の風通し」のなさが、結果として属人化を加速させてしまいます。

ステップ①　部内会議の事前準備

ここからは、属人会を解消するための部内会議の進め方についてご説明します。基本的なルールについては、以下の記事も合わせて参考にしてみてくださいね。

（関連ブログ：2026年1月8日）
【調達部内会議】「時間がなくて相談できない」を卒業！調達チームの知恵を引き出す「３つのルール」

まずは、部内会議の事前準備から始めます。事前準備では調達部員が今、気になっていることや相談したいことを事前にリストアップしておきます。例えば、以下のようなテーマです。

【部内会議で話し合うテーマ（例）】

「主要仕入先の材料不足に伴う、今後の納期への影響」
「関係部署からの急な設計変更依頼に対する、仕入先への打診状況」
「コストダウン目標達成に向けた、現時点での進捗と課題」

事前に「話し合うテーマ」を決めておくことで、当日の議論が脱線せず、属人化解消に向けた濃い話し合いができるようになります。

ステップ②　部内会議の進行

部内会議では、事前に設定したテーマについて調達部員に発表してもらい、それに対して他のメンバーが意見を出し合えるよう、調達マネジャーが進行（ファシリテーション）をサポートします。

【進行のイメージ（例）「納期前倒し依頼が難航している場合」】

調達部員Aさん「関係部署から納期前倒しの依頼を受け、仕入先A社と交渉中ですが、生産枠が埋まっていて断られています」
調達マネジャー「他の皆さんが担当する仕入先でも同じような状況はありますか？何か打開策を試した方はいますか？」
調達部員Bさん：「以前、仕入先B社で同様のことがあった際は、先行して内示を出すことで枠を確保してもらえました」

他の調達部員の視点を入れることで、担当部員一人では気づけなかった解決策が見つかるだけでなく、調達チーム全員がその事案を「自分ごと」として共有できるようになります。

ステップ③　議事録の作成

最後に、話し合った内容を議事録にまとめます。ここでのポイントは、綺麗な記録ではなく「調達チームの決定事項」を可視化することです。

【議事録のまとめ方（例）「納期前倒し依頼の件」】

課題「関係部署からの前倒し依頼に対し、仕入先A社のキャパシティ不足で回答が得られない」
決定した対策

　　1. 担当部員が、仕入先A社へ「次月以降の内示提示」を条件に再交渉する。
　　2. 難航する場合、調達マネジャーが関係部署に対し、所要計画の優先順位付けを依頼する。

部内会議の場で「誰が何をするか」を明確にして記録に残すことで、情報のブラックボックス化を防いでいきます。

まとめ

調達部門は、仕入先ごとの分担制という特性上、属人化は起きやすい
属人化を解消するには、部内会議を「報告の場」から「チームで知恵を出し合う場」へ変えること
部内会議の事前準備、進行、議事録の3ステップを意識することで、情報の可視化を進められる

属人化は調達部門において避けて通れない課題ですが、決して解消できないものではありません。まずは次の部内会議で、「今、みんなが気になっていること」を話し合う時間を10分だけ作ってみてくださいね。

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佐藤公和

食品メーカー・大手電子機器メーカーの調達業務に13年従事。社内外でリーダーシップを発揮し収益向上に貢献する。独立後、調達部門に特化した組織風土改革・人材育成支援コンサルタント・研修講師として活動中。

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