【調達・購買】新任調達担当者が押さえておきたい「調整・交渉の4ステップ」とは？

ステップ①　こちらの要求事項をまとめる

ステップ①は、こちらの要求事項をまとめることです。

調整・交渉場面で相手に求めることを整理することから始めます。例えば、以下のとおりです。

ステップ①　こちらの要求事項をまとめる（例）

• 取引先と納期調整を行うにあたって、いつまでに必要なのかを関係部門に確認する

ステップ②　相手の要求事項を整理する

ステップ②は、相手の要求事項を整理することです。

こちらの要望に対して、相手が求める要求事項を整理していきます。例えば、以下のとおりです。

ステップ②　相手の要求事項を整理する（例）

• 要望する納期に間に合わせるためには、急ぎで対応するために別料金が発生する

ポイントは、間に合わせるためにどのような条件があるのかということについて確認して整理していきます。例のケースの場合、部材を前倒しで納入するために配送費用が発生してしまうため別料金が発生するという理由などです。

ステップ③　要求事項の相違を生み出している原因を探す

ステップ③は、要求事項の相違を生み出している原因を探すことです。

なぜ相手はこちらの要求に応えることに対して、条件が発生してしまうのかという原因を探っていくことになります。例えば、以下のとおりです。

ステップ③　要求事項の相違を生み出している原因を探す（例）

• 納期を前倒しするために発生する費用をどちらが負担するかという相違点がある

ポイントは、なぜ相違点が生まれるのかという原因を探していくのですが、例の場合、納期を前倒しする際に発生する費用負担についての取り決めがされていなかったことが原因となります。

ステップ④　相違点を埋めて合意を生み出す

ステップ④は、相違点を埋めて合意を生み出すことです。

ステップ④　相違点を埋めて合意を生み出す（例）

• 納期の前倒しに対応することに対しての取り決めがされていなかったので、今回に限り協力してもらい、今後は取り決めを行うようにする

ポイントは、どのような提案をすれば合意してもらえるかを考えることです。例の場合、取り決めがされていなかった今回と今後を分けることで合意を生み出してします。

まとめ

• ステップ①　こちらの要求事項をまとめる
• ステップ②　相手の要求事項を整理する
• ステップ③　要求事項の相違を生み出している原因を探す
• ステップ④　相違点を埋めて合意を生み出す

今回、ご紹介した４つのステップが基本的な流れになります。次回以降のブログではさらに詳しく対応のポイントについてお伝えしてきます。

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