調達・購買部門の組織風土を変える「困りごと共有会議」とは？
- うちの調達・購買部員は、個人プレーになっていて・・・。
- いざ、チームで協力して進めようという時にまとまりがない・・・。
- チーム一丸なって動けるような組織風土に変えたい！
このような悩みをお持ちの調達・購買部門長・マネジャーの方へ。私も調達・購買部門で13年間仕事してきた経験があり、同じような思いをしてきたので、お気持ちがよく分かります。
そんなときは、部内で「困りごと共有会議」を始めることをおすすめしています。
今回は、調達・購買部門の組織風土を変える「困りごと共有会議」とは？についてお伝えしますので、ぜひご覧ください。
調達・購買部門の組織風土を変える「困りごと共有会議」とは？
「困りごと共有会議」開催の流れ
まず、「困りごと共有会議」の流れについて確認していきましょう。
- 会議前の準備
- 会議の進行
- 議事録の作成
それぞれの項目について詳しくお伝えしていきます。
会議前の準備のポイントは、「動機づけ」を行うこと
会議前の準備では以下のことを行います。
会議で困りごとを共有することを周知する
会議で困りごとを共有するということを周知します。そのとき開催日程だけでなく、「動機づけ」も行うことがポイントです。
「動機づけ」とは、
- 困りごと共有会議をを行う目的を伝え、理解してもらうこと
です。
例えば以下のように伝えます。
動機づけ（例）
- 部門目標を実現のためにチーム一丸で取り組む必要がある！
- 相互にサポートできるチームにするために会議での情報共有から始めよう！
部門長・マネジャーご自身の言葉でお考えいただき、動機づけを行っていきましょう。
会議進行役との事前打ち合わせをする
会議進行役を決めて事前打ち合わせも行いましょう。日頃から会議の進行役をされているリーダーがいらっしゃればその方が適任です。もし、マネジャーさん自らが進行役も務めていらっしゃるのであれば、この機会に次世代のリーダーとして期待する部下を指名して進行役を任せていきましょう。進行役の部下には、会議の目的を説明して、部員が困りごとを話しやすい雰囲気づくりを心掛けるように伝えます。
会議の進行のポイントは、「テーマ」を決めること
会議の進行のポイントは、困りごとのテーマを決めておくことです。
特に、最初はどんな困りごとを発表したら良いか戸惑う部員が出てきますので、あらかじめテーマを決めておくとスムーズです。例えば、以下のような形で設定します。
困りごとのテーマ（例）
- 業務内容（取引先との納期調整で困っている等）
- スキル（取引先とのコストダウン交渉用の資料作成で困っている等）
- 事例（取引先とのトラブルで困っている等）
議事録の作成のポイントは、テーマごとに「分類」すること
困りごと共有会議を開催したら、必ず議事録を作成しましょう。作成のポイントは、テーマごとに分類することです。例えば以下のとおりです。
議事録（例）
- 分類（納期対応）
- 日付（〇月〇日）
- 困りごと（取引先の納期遅延が発生して調整が難航している）
- 原因（原材料の納期遅延）
- 対策（最短納期の確認および代替品の納入を検討）
- まとめ（取引先と代替案なども検討しながら調整する）
また、テーマごとに分類してデータ化しておくと、以下のような良い点があります。
- 困ったときにデータ化された議事録を参考にしながら対応することができるようになる
- 新人教育にも活用できる（つまづきやすいポイントを事例を挙げながら指導できる）
ですので、困りごと共有会議は1回で終わりにせず定期開催することが大切です。
調達・購買部門の組織風土を変えるだけでなく部員の底上げにつながりますので、ひと手間かけてデータ化していきましょう。
まとめ
- 会議前の準備のポイントは、「動機づけ」を行うこと
- 会議の進行のポイントは、「テーマ」を決めること
- 議事録の作成のポイントは、テーマごとに「分類」すること
組織風土を変えるというと、大がかりな仕組みが必要かもと思われたかもしれませんが、ちょっとした仕組み（困りごと共有会議）をつくることで調達・購買部員の意識を変えることができますので、ぜひ試してみてくださいね！
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