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【研修担当者向け】調整・交渉力を高める「想定問答集」のつくり方ポイント３つ

【研修担当者向け】調整・交渉力を高める「想定問答集」のつくり方ポイント３つ

調整・交渉のテーマの研修を検討しているが・・・。
調整・交渉場面に役立つ「想定問答集」を用意したいと思っているが・・・。
どのような内容にすればいいか教えてほしい！

このような悩みをお持ちの研修担当者の方へ。

「想定問答集」を用意しておくと職場で実践しやすくなるので研修内容に加えたいですよね。用意するときのポイント「調整・交渉マニュアル」のように型にはめすぎないことにあります。

今回は、【研修担当者向け】調整・交渉力を高める「想定問答集」のつくり方ポイント３つについてお伝えしますので、ぜひご覧ください。

【研修担当者向け】調整・交渉力を高める「想定問答集」のつくり方ポイント３つ

ポイント①　質問を受けそうな内容についてリストアップする

1つ目は、質問を受けそうな内容についてリストアップすることです。

リストアップのポイントは、いくつかのテーマに分類することです。例えば以下のとおりです。

質問のリストアップする（例）

品質面（仕事の品質に関する質問）
コスト面（仕事に関わる予算に関する質問）
納期面（仕事の締め切りに関する質問）
精神面（仕事で生じるストレスに関する）

ポイント②　回答はマニュアルを作らず、話し合い方について準備する

2つ目は、回答はマニュアルを作らず、話し合い方について準備する

冒頭でお伝えしたように一言一句きっちりしたマニュアルを作成してしまうと、相手の反応がそのマニュアルから外れてしまったときに対応できなくなりますので、どのような話し合うをするのかについて準備しておきます。例えば以下のとおりです。

回答の話し合い方について準備する（例）

品質面（仕事の依頼内容がわかりづらい⇒依頼理由、目的、詳細内容について準備しておく）
コスト面（依頼を受けるための予算が確保できない⇒どの程度の予算なら対応できるか確認しておく）
納期面（忙しくて希望する締切までに対応できない⇒締切までに対応できない理由を確認し、できることで協力する姿勢を持っておく）
精神面（他の仕事の対応に追われてキャパオーバーになっている⇒困っていることがあればじっくり話を聴く準備をしておく）

ポイント③　調整・交渉場面では相手の話に合わせて軌道修正する

3つ目は、調整・交渉場面では相手の話に合わせて軌道修正することです。

こちらが想定していない質問や相談を受けたときは、慌てずに必要に応じて軌道修正することが必要です。ここで頑なに「これでやってください」「やってもらわないと困ります」というように伝えてしまうと、相手が反発してしまいますので注意しましょう。例えば以下のような形で対応します。

調整・交渉場面で軌道修正する（例）

品質面（この仕事は〇〇部門の協力も必要なので話をしておいてほしい⇒話の通し方について上司と相談して対応すると回答する）
コスト面（追加の予算が必要になった⇒追加の理由とどんなことに使うのかを確認した上で、持ち帰って上司と協議すると回答する）
納期面（トラブルが発生して締め切りに間に合わなくなってしまった⇒事情を確認した上で、こちらで協力できることを検討する）
精神面（仕事の関係者から厳しい要望を受けて精神的に参ってしまった⇒内容を聴いた上で、話の伝え方など改善できることについて申し入れする）

まとめ

ポイント①　質問を受けそうな内容についてリストアップする
ポイント②　回答はマニュアルを作らず、話し合い方について準備する
ポイント③　調整・交渉場面では相手の話に合わせて軌道修正する

「想定問答集」は、最初から細かく用意するよりも４から５つくらいにグループ分けした上で、準備することをおすすめしています。ポイントでご紹介したように「品質面」「コスト面」「納期面」「精神面」の４つに分けると、どのような想定問答集を準備しておけばいいかが見えてきますので、ぜひ検討してみてくださいね。

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佐藤公和

食品メーカー・大手電子機器メーカーの調達業務に13年従事。社内外でリーダーシップを発揮し収益向上に貢献する。独立後、調達部門に特化した人材育成支援コンサルタント・研修講師として活動中。

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