【調達・購買】新任調達担当者がコストダウン活動を先送りしてしまう原因とその対処ポイント３つ
- 新任調達担当者を指導しているが・・・。
- 毎期のコストダウン活動を先送りしてしまっている・・・。
- 先送りしないでしっかり準備をして取り組んでもらうためにどう指導したらいいか教えてほしい！
このような悩みをお持ちの調達・購買マネジャーの方へ。
「毎期のコストダウン交渉の準備を任せていきたいけど、先送りしてしまって取引先との交渉がうまくいかない・・・。」だと困りますよね。
新任調達担当者が毎期のコストダウン交渉を先送りしてしまう原因とその対処ポイントをチェックしてみてはいかがでしょうか？
原因① 目先の調整に追われて時間が取れない
1つ目の原因は、目先の調整に追われて時間が取れないためです。
調達担当者は、取引先や関係部門からの問い合わせ、相談、トラブル対応など仕事の関係者への対応に追われます。ある程度経験を積んでいけば効率よく対応することもできますが、新任の調達担当者は、１つ１つの事象に対してどう対処すべきかわからず時間がかかってしまいがちです。
- １つ１つの対応に時間がかかる
- 仕事が山積する
- コストダウン活動が先送りになる
という状況になってしまいます。
【対処ポイント】優先順位を上げて対応する
対処ポイントは、優先順位を上げて対応するように指導することです。
優先順位を上げるとは、「時間があるときにやろう」「落ち着いたらやろう」ではなく、「先に時間を確保して対応する」ことです。
おすすめは朝一番先に取りかかるようにすることです。朝は、取引先や関係部門からの問い合わせがないため、落ち着いて仕事に集中できる時間帯です。また個人差はありますが、朝は疲労感が少なく、頭もシャキッとしていますので、じっくり時間をかけて頭を使ってする仕事に向いています。
私も経験がありますが、残業時間帯になってきますと、その日の疲れが出てきてダラダラ仕事になってしまいがちです。まずは、部下の一日の時間の使い方を確認して指導していきましょう。
原因② どんな準備をしたらいいかわからない
2つ目の原因は、どんな準備をしたらいいかわからないためです。1つ目の原因とも関連しますが、コストダウン活動の準備を先送りしていますと、いざ取りかかろうとしたときにどこから手をつけていいかかわらないという状態になりがちです。
- コストダウン活動の準備をしようにもどこから手をつけていいかわからない
- 目先で調整しなければいけない仕事が増えてくる
- つい先送りしてしまい、指導役の先輩や上司に相談しづらくなる
- 準備すべきことがわからないまま時間だけが経過していく
調達マネジャーさんの部下は、このような状況になっていないでしょうか？
【対処ポイント】コストダウン活動で準備すべきことを確認する
対処ポイントは、コストダウン活動で準備すべきことをひとおとり確認していくことです。「早く準備しなきゃ！」と慌ててしまうと、どこから手をつけていいかわらないという状況になりがちです。そういう状況になっている部下を指導するときには、まず、全体のスケジュールを示すことが重要です。例えば以下のとおりです。
コストダウン活動の準備スケジュール（例）
- 取引先との交渉日程を決める
- 担当する取引先の取引実績を確認する
- これまでのコストダウン活動を確認する
- 今期に取り組むコストダウン活動の施策を検討する
- 関係部門の協力を要請する
- 取引先との交渉準備をする
例のように取引先との交渉日程から逆算して準備すべきことを部下と確認していくことで、何から手をつけていいかわからないということがなくなります。最初は部下一人では難しいと思いますので、メモ紙などを活用して一緒に整理しながら確認していきましょう。
原因③ 関係部門の協力が得られず進められない
3つ目の原因は、関係部門の協力が得られず進められないためです。
原因②のところでご紹介したコストダウン活動の準備を進めていく中で、障害の１つに「関係部門の協力が得られない」ということがあります。例えば以下のとおりです。
関係部門の協力が得られない（例）
- 設計・技術部門に技術評価を依頼したが断られてしまった
- 生産管理部門にまとめ発注の依頼したが断られてしまった
- 事業部門に間接材の集中購買を打診したが断られてしまった
コストダウン活動の施策を進めていくためには関係部門の協力が不可欠ですが、関係部門の事情によっては協力してもらえないことも出てくることもあります。
【対処ポイント】関係部門の協力が得られるように依頼する
対処ポイントは、関係部門の協力が得られるように依頼することです。
新任担当者が関係部門に依頼するときにやりがちなことは、「丸投げ」してしまい断られてしまうケースで、例えば以下のとおりです。
設計・技術部門に技術評価を依頼する（ＮＧ例）
- A部品の技術評価をお願いする
- 他にやるべき仕事があって忙しいからできないと断られる
この依頼の仕方ではうまくいかないので、以下の例のように指導していきましょう。
設計・技術部門に技術評価を依頼する（指導例）
- Ａ部品の技術評価をお願いする
- 協力できることがあればお手伝いすると伝える（取引先から必要な資料を取り寄せる等）
- 設計・技術部門と協力して進める
関係部門と協力して進めるという姿勢がないと、コストダウン活動がなかなか進められないものです。なぜなら、関係部門にはコストダウン活動以外にも優先順位の高い仕事があるからです。関係部門の協力を得て取引先との交渉ができるように指導していきましょう。
まとめ
- 原因① 目先の調整に追われて時間が取れない ⇒ 対処ポイント「優先順位を上げて対応する」
- 原因② どんな準備をしたらいいかわからない ⇒ 対処ポイント「コストダウン活動で準備すべきことを確認する」
- 原因③ 関係部門の協力が得られず進められない ⇒ 対処ポイント「関係部門の協力を得られるように依頼する」
調達マネジャーさんが新任調達担当者だった頃のことを思い出してみましょう。１つ１つの対応に追われてしまい「緊急でない重要なこと（コストダウン活動）」が後回しになってしまった経験があると思います。私も同じ経験をしました。部下の仕事ぶりをよく観察して、適切に指導できるように原因をチェックしてみてください。
研修担当者様、調達マネジャー様向けに「調整・交渉力」に関するご相談を無料でお受けしています。
お気軽にお問い合わせください。
↓
ご予約・お問い合わせ
