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入社3年目調達担当者が関係部門を巻き込んで仕事をするための3ステップ
- 入社3年目の調達担当者がいる・・・。
- そろそろ関係部門とも協力しながら仕事を進められるようになってほしい・・・。
- 関係部門を巻き込んで仕事ができるようになるための方法が知りたい！
このような課題をお持ちの調達マネジャーの方へ。
関係部門との連携はとても大事ですが、部下にどう指導したらいいか悩みますよね。
関係部門を巻き込んで仕事ができるようになるためには、手順を踏んでできるようにしていくことが大事ですよとお伝えしています。
今回は、入社3年目調達担当者が関係部門を巻き込んで仕事をするための3ステップについてお伝えしますので、ぜひご覧ください。
関係部門を巻き込んで仕事をするための3ステップ
ステップ１ 顔と名前を知ってもらう
ステップ１は、顔と名前を知ってもらうことです。
入社3年目調達担当者はこれまで関係部門の人たちとの接点がない方が多いと思いますので、まずは顔と名前を知ってもらうことから始めます。接点を持つには以下の方法があります。
【顔と名前を知ってもらう方法】
- 関係部門との会議に部下を同席させて紹介する
- 部門横断のプロジェクトチームの会議にオブザーブとして参加させる
- 関係部門へ出向く用事があるときに部下を同行させて紹介する
関係部門の上司を通して関係部門の担当者に挨拶するのがスムーズです。このプロセスをはさむことによって、ステップ２以降で担当者同士でうまくいかないときに上司同士でスムーズにフォローすることができるからです。
ステップ２ 関係づくりをする
ステップ２は、関係づくりをすることです。
ステップ１で顔と名前を知ってもらったら、次は関係づくりをすることです。関係づくりのポイントは「協力して仕事をする機会をつくる」ことです。一緒に仕事をすることによって、「どのような仕事の進め方をするのか」「仕事をしやすい人なのか」などお互いに理解が深まります。注意点としては、この関係づくりはなるべく上司のフォローを減らして担当者同士で行うことにあります。部下の自律を促すには自ら率先して関係づくりを行う必要があるからです。
関係づくりを行うときには、取り組む姿勢（マインドセット）も重要です。詳しくは、以下のブログでお伝えしていますので合わせてご覧ください。
【入社３年目調達担当者の主体的な貢献意欲を高める「応援マインド」とは？】
入社３年目調達担当者の主体的な貢献意欲を高める「応援マインド」とは？
調達部門に配属されて３年目の社員がいる・・・。そろそろ自律してほしいけど、うまくいっていない・・・。どうしたら自律できるか教えてほしい！というお悩みをお持ちの調達マネジャーの方へ。部下の自律に必要な「応援マインド」を高めることから始めてみて...
ステップ３ 協力してほしいことをお願いする
ステップ３は、協力してほしいことをお願いすることです。
このステップ３が、関係部門を巻き込んで仕事ができるようになるためのメインの部分です。ステップ２の関係づくりができているので、協力してほしいことをお願いしていきます。お願いするときのポイントは以下の３つです。
- 丸投げはNG
- 依頼する関係部門の仕事内容を理解し、相手に寄り添いながらお願いする
- こちらでできることを“ひと手間”かけてお願いする
（例）生産管理部門へ納期調整の依頼
- 「Ａ社の○○部品の納期が×月×日になりそうです。」
- 「製造部門や営業部門と調整可能かどうか検討してもらえますか？」
- 「遅延の原因は～で、こちらでも挽回するために支援していますので。」
例で挙げた内容は納期調整の依頼ですが、コストダウン活動の協力依頼等の様々なケースで関係部門を巻き込んでいけるようにしていきます。
まとめ
- 関係部門を巻き込んで仕事をするための3ステップ（ステップ１）顔と名前を知ってもらう
- 関係部門を巻き込んで仕事をするための3ステップ（ステップ２）関係づくりをする
- 関係部門を巻き込んで仕事をするための3ステップ（ステップ３）協力してほしいことをお願いする
まずは、部下が関係部門の担当者と「どのような関係性なのか」「コミュニケーションの取り方」「協力の仕方」などについて点検してみましょう。部下をフォローするポイントが見えてきますよ。
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