【調達・購買】調達部門が関係部門から責任を押しつけられやすい理由とは？

「取引先のせいにしておけば誰も傷つかずに済むでしょ。」

ある部品のトラブルで、関係部門との間で責任問題になったときの話です。

大きなトラブルが発生したときは、会社で原因追及をして責任の所在をはっきりさせて、一番責任が大きい部門が先頭に立って対応する。そんな“暗黙のルール”がありました。

そのときに、技術部門のマネジャーがそっと教えてくれたのが最初の話です。

「責任問題の収拾がつかないときは、取引先のせいにしておく」

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「窓口である調達部門が代表で取引先と交渉する」

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「だから、関係部門から責任を押しつけられやすい」

という悪循環になっていました。

トラブルを放置したままでは、解決に向かうことができませんので、社内をまとめる必要があることは確かです。

しかし、それでは根本的な解決にはならず、また同じ問題が再発してしまうのではないかと感じていました。

では、社内の責任問題の渦に巻き込まれないようにするにはどうしたらいいのでしょうか？

ポイントを解説していきます。

ポイント１　調達部門主導で進める

まず、関係部門に任せきりにしないことがなにより大切です。調達部門主導で進めるように工夫していきましょう。

調達部門主導で進めるというと、難しく感じる方もいらっしゃるかもしれませんね。

調達部門主導で進めるとは、「調達部門で役割分担する」ということです。

「私はこれをやりますので、あなたはこれをお願いします。」というのが役割分担です。

これを相手任せにせず、調達部門から話をしていくようにしていきましょうということです。

対話のポイントについては、関連記事をご参照ください。

関連記事　関係部門との対話にコーチングを活用するポイント３つ

ポイント２　進捗状況を把握しておく

役割分担ができたら、進捗状況を把握しておきましょう。

調達部門の仕事は、たくさんの仕事を並行して進めなければいけません。

「この仕事、どうなっていたかな？」

「誰になにをお願いしていたかな？」

つい、忘れてしまうことありますよね。私もありました。（笑）

「いつまでに」「誰に」「なにを」お願いしていたのか？

問い合わせがあったときに、すぐに確認できるよう整理しておきましょう。

私の場合、ささいなことでも口頭で依頼したことは、確認のため上司を含めた関係者へメールで送ることをしていました。

「仕事のボール」はどこにあるか、上司から問い合わせがあったときに、すぐ説明できるように最新状況をメモしてリストにしておくと、慌てずに済みます。

ポイント３　区切りがついたら再発防止策を相談しておく

トラブル対応に区切りがついた段階で、関係者と再発防止策を相談しておきましょう。

区切りがついたタイミングであれば、今後より良い進め方について前向きに相談しやすいですよね。

そのとき、関係部門の人に、「これからどう対応していくのか？」について質問して、答えを引き出しましょう。

「うっかりミスをしないように気をつける」というようなあいまいな回答であったとしても、自分の言葉で回答してもらうことが大切です。

「うっかりミスをしないように気をつける」で、またうまくいかなかったときは、より具体的にどう気をつければいいのか検討していくことになるからです。

まとめ

今回のお話は、会社によってそれぞれ事情が違うので、もしかしたら、ピンとこない方もいらっしゃったかもしれません。

会社組織で仕事をしていて、ついて回るのが部門間のトラブルです。

社内の責任問題の渦に巻き込まれないようにするためには、日頃の仕事の進め方を工夫しておくことがポイントです。もし、そのような状況になって困ったときは、参考にしてみてくださいね。

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