【調達・購買】忙しい人に仕事をお願いするポイント３つ

ポイント１　なぜ、「今」お願いするのかを説明する

まず、仕事をお願いする理由について説明します。

（例）生産部門へ納期調整を依頼する

■「取引先A社〇〇部品の納期が５日間遅れそうなので調整してほしい」

■「今から調整すると、年明けの影響を最小限に抑えることができるので協力してほしい」

・「すぐに対応する」

・「時間ができたら対応する」

どちらを選ぶとその後の影響が少ないかについて説明することで、「後回しにしない方がいいな」と思ってもらうことがポイントです。

ポイント２　やってほしいことを具体的に伝える

（例）生産部門へ納期調整を依頼する

■「工場の生産調整を製造担当者と調整してほしい」

■「難しいようであれば、営業部門とも相談してほしい」

納期調整は、大きく分けて「社内の調整」と「顧客との調整」になりますよね。

それぞれ対応をお願いすることで、「片手落ち」「二度手間」とならないよう伝えます。

ポイント３　協力してほしいことがあるか確認し、できることをフォローする

最後に、こちらで協力してほしいことがあるか確認し、できることをフォローします。

（例）生産部門へ納期調整を依頼する

■「引き続き、取引先と交渉してほしい」

■「経過と見通しについて、調達部門からも関係部門に説明してほしい」

例えば、生産部門から「引き続き、取引先との交渉してほしい」や「社内への説明のフォローをしてほしい」という依頼があれば協力します。

まとめ

忙しい人には、「今すぐ対応するか」「対応しないか」で、その後どう影響するかを伝えることがポイントです。

忙しい人は、やるべき仕事の優先順位を考えながら進めています。

仕事をお願いするときに、「なぜ、優先順位を上げて対応する必要があるのか」ということを、一言添えて伝えてみましょう。

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