【調達・購買】緊急事態宣言時に”取引先の最新情報”を集めるポイント３つ

ポイント１　相手の状況を想像して「傾聴」する

いきなり本題に入らず、相手の状況を想像しながら話を聴きます。

（例）取引先A社営業マンとの会話

■あなた

「緊急事態宣言が出ましたが、御社の雰囲気はいかがですか？」

■取引先A社営業マン

「会社でもある程度予想していましたが、ついに来たかという感じですね。社内は意外と落ち着いて対応しています。」

ポイント２　聞きたい情報を質問する

次に、聞きたい情報を質問します。

（例）取引先A社営業マンとの会話

■あなた

「会社で取引先各社の最新状況を確認して報告するよう指示が出ていまして、ご協力いただけるとありがたいのですが。」

■取引先A社営業マン

「承知いたしました。どのような内容をご回答すればよろしいでしょうか？」

■あなた

「３つあります。①注文分の納期への影響②供給体制への影響③価格への影響についてです。」

■取引先A営業マン

「確認してご回答いたしますので、お時間をいただけないでしょうか？」

ポイントは、「会社として指示が出ているからご協力をお願いします」という趣旨をストレートに伝えることです。

「探られているのかな？」「信用されていないのかな？」という印象を持たれると、必要な情報が引き出せませんので注意しましょう。

ポイント３　回答後に、一歩踏み込んだ「質問」をして情報を引き出す

取引先から回答をいただいた後、もう一歩踏み込んで「質問」します。

（例）取引先A社営業マンとの会話

■取引先A社営業マン

「お待たせしました。現時点での回答です。①納期どおり納品する②現時点で供給体制に問題ない③価格への影響はないが必要であればご相談したい」

■あなた

「ありがとうございます。このご回答は、どのように検討されたのかお伺いできますか？たとえば、関係部門や関連会社の方とどのようなことを確認されたのか、可能な範囲で教えてもらえるとありがたいです。」

■取引先A社営業マン

「社内で確認した上での回答ですが、どこまでお伝えできるか確認してご回答いたします。」

取引先の営業マンが「どんなふうに確認して回答したのか」というプロセスについて確認していくと、リアルな取引先の最新情報を把握することができます。

まとめ

「上司に言われたから、とりあえず取引先に確認する」という姿勢が取引先に伝わると、「当たり障りのない回答」になってしまいます。

いち早く最新情報をキャッチしておけば、早めに対処することができます。

「もう一歩踏み込んだ情報」を引き出せるようになりましょう。

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