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【調達・購買】関係部門に依頼した仕事を後回しにされないコツ

【調達・購買】関係部門に依頼した仕事を後回しにされないコツ

関係部門に依頼したものの、後回しにされてしまってコストダウンの施策が進まない・・・、ってありますか？

確認しても、「今、忙しいからそのうちやります」って言われると、「いつになったらやってもらえるのかな？」とモヤモヤしますよね。

社内の関係部門の人たちに協力してもらえるかどうかというのは、調達部門で仕事をする人にとって、とても大事なことです。

関係部門の人たちに応援してもらって、コストダウンの施策を進められるようになりましょう。

ポイントは、仕事をお願いする相手に、気持ちよく仕事をしてもらえるように「コミュニケーションの取り方」を”ひと工夫”すること。

「関係部門に依頼した仕事を後回しにされないコツ」について説明していきますね。

関係部門に依頼した仕事を後回しにされないコツ

ステップ１　相手の仕事状況をじっくり聴く

まず、相手の仕事状況をじっくり聴きます。

■仕事の忙しさ（依頼する仕事への影響は？）

■今、取り組んでいる仕事（何を優先して仕事をしているのか？）

■部門としての方針や活動状況（部門として何を優先して活動しているのか？）

といったことについて、「最近のお仕事の状況はいかがですか？」と質問して、じっくり聴きましょう。

このステップでは、こちらの意見や要望を言わず、聴くことに集中します。

ステップ２　相手にやってほしいことを質問しながら確認する

相手にやってほしいことを質問しながら確認していきます。

（例）

■いつまでに？（○月○日までに）

■誰が？（技術部門の○○さんが）

■なにを？（A部品の技術評価を）

■どのようにして？（正常に作動するか確認する）

質問していく中で、「忙しいのに、丸投げされて嫌だな」と感じる人には、こちらで協力できることがあればフォローしてあげましょう。

「なにかお手伝いできることがありますか？」と確認することで、「一緒に協力して仕事をしている」という印象を持ってもらえます。

ステップ３　対応してもらえたことに感謝する

少しでも前へ進めてもらえたら、感謝の気持ちを伝えましょう。

「忙しい中、進めていただきありがとうございます。」

そして、改めて、その時点でのステップ１（相手の仕事の状況を聞く）、ステップ２（相手にやってほしいことを質問しながら確認する）を行います。

まとめ

急いでいるからといって、無理やり動かそうとしても相手にも事情があります。相手の状況をよく見て話をするのがポイントです。

慣れてくると、相手の反応が変わっていく様子が実感できますよ。

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