【調達・購買】関係部門を巻き込み、調達主導で仕事を進めるには？

単なる「値下げ交渉」とは、「今期も○○％のコストダウンをお願いします」という話が中心になっていないでしょうかという意味です。

取引先側も、毎回「毎期の値下げ」に応じてしまうとその分減益となってしまうので、慎重にならざるを得ません。応じるためにはなんらかの理由が必要なのですが、関係部門の協力を得られない等によって準備不足になっていないでしょうか。そのため、「値下げ交渉」を繰り返してしまい、コストダウンが進まないという会社が多いなと感じます。

２、関係部門に協力してもらう方法

 ポイントは、「関係部門との接点を持つ機会を増やすこと」です。

調達・購買部門で仕事をされている方を対象にした研修をしておりますが、関係部門との接点が少ないバイヤーさんが多いと感じます。理由は、接点を持つきっかけをつくっていないからです。たとえば、取引先への見積もり依頼。本来、どこの部門が担当する仕事ででしょうか？もちろん、調達・購買部門ですよね。

しかし、なかには、関係部門（技術部門等）が取引先から見積書を入手していて、「調達・購買部門さんで、社内手続きだけお願いします」というケースを聞きます。一見、「見積もり依頼する手間が省けてよかった」と思うかもしれませんが、いざ、コストダウン交渉になったときに困るのです。なぜなら、見積もり依頼の段階で、購入条件をしっかり確認できていないからです。

見積もり依頼を、調達・購買部門経由にできれば、依頼内容や目的を確認することで、コストダウンにつながる情報を入手できるようになります。もし、本来調達・購買部門で対応すべきことなのに、関係部門に任せっぱなしにしている業務がありましたら、その業務を調達・購買部門でできないか検討することから始めてみてください。関係部門との接点を持つ機会を増やしていくことができるようになります。

３、調達・購買部門主導で仕事を進めるには？

ポイントは、「関係部門にとって役立つことを考え、調達・購買部門で対応していくこと」です。

もしかしたら、難しそうだなと感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、ちょっとしたことからで大丈夫です。

当社の研修では、

「関係部門から感謝されたことはなんですか？」

「その中で、あまり苦労することなくできたことはなんですか？」

 という、チーム・ディスカッションを行っています。

一部をご紹介すると、

「急遽、短納期で必要になった部品を取引先と交渉して調整した」

「他の関係部門との間に入って社内での調整した」

「品質トラブルがあったときに、先頭に立って対応した」

といった話がでてきます。

ディスカッションをすると、「普段、調達・購買部門で当たり前に対応していることが、関係部門から感謝されている」と気づいてもらえます。つまり、関係部門が困っていてなんとかしてほしいということを、率先して調達・購買部門で対応できれば、調達・購買部門主導で仕事を進めることができるということなのです。こんなことを言うと、とりとめのない話に思われるかもしれませんが、「受け身で対応するか」「積極的に対応するか」の違いで、相手にとっての印象が全く違います。

それだけ、調達・購買部門に寄せられている期待が大きいということでもあります。忙しい中で、すべてを完璧に対応することは難しいですが、ぜひ、「もう一歩前へ出て、積極的に対応する」を心がけてみてください。関係部門のみなさんから頼りにされる調達・購買部門になるはずです。

【まとめ】

・コストダウンが進まないのは、「値下げ交渉」だけを続けているから。

・関係部門に協力してもらうには、本来、調達・購買部門ですべき業務を取り込んで「接点」を増やすこと。

・関係部門が困っていることを「前向き」に対応すれば、自然に調達主導で仕事が進められる。

当社では、「応援されるリーダー」育成のための、土台づくりを重視した研修プログラムをご提供しております。また、土台づくりを定着させるための「研修後フォロープログラム」も合わせてご用意しております。

ぜひ、当社研修プログラムのページもご覧ください。

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