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【調達部内会議】「時間がなくて相談できない」を卒業！調達チームの知恵を引き出す「３つのルール」

【調達部内会議】「時間がなくて相談できない」を卒業！調達チームの知恵を引き出す「３つのルール」

「部員の話をじっくり聞きたいけれど、定例会議はいつも業務連絡だけで終わってしまう・・・」
「トラブル対応の共有に追われて、前向きな知恵出しをする余裕が全くない・・・」
「会議を短くしたいけれど、共有漏れが起きるのが怖くて結局長引いてしまう・・・」

昨日のブログでは、部員の本音と知恵を引き出す「3つの問いかけ」についてお伝えしました。

しかし、調達マネジャーの方から、「部内会議のやり方はわかったけれど、そもそもそんな時間を確保するのが難しいんだよ」という切実な声をいただくことがあります。

確かに、膨大な部品点数と納期調整に追われる調達の現場では、部内会議は「効率」が最優先されがちです。しかし、実は「報告」に時間を費やすほど、調達チーム内での知恵の共有ができなくなります。

今回のブログは、部内会議を「報告の場」から、全員で課題を解決する「応援の場」へ変えるために不可欠な、相談時間を生み出すための「3つのルール」についてお伝えします。

今回は、【調達部内会議】「時間がなくて相談できない」を卒業！調達チームの知恵を引き出す「３つのルール」についてお伝えしますので、ぜひご覧ください。

【調達部内会議】「時間がなくて相談できない」を卒業！調達チームの知恵を引き出す「３つのルール」

ルール①　部内会議の「役割」を分ける　　

まず、部内会議の時間を「知恵出し」に集中させるために、情報の仕分けを行います。「聞くだけで済むこと」は部内会議の外へ出し、部内会議の時間は「一人の知恵では解決できないこと」だけに特化させます。例えば、以下のとおりです。

【報告と相談の分け方（具体例）】

メールで済む「報告」
決定事項の周知、納期調整等の進捗確認、事務連絡
※共有方法「チャット・共有フォルダ」

会議ですべき「相談」
難航している納期交渉、価格改定への対策案、他部署との調整難航
※共有方法「会議での対面議論」

ルール②　アジェンダに「相談の種」を事前に書く

部内会議が始まってから「何かある？」と聞くのは、時間のロスを生みます。事前に「相談したいこと」を言語化してもらうことで、部内会議の密度を劇的に高めます。例えば、以下のとおりです。

【アジェンダの具体例】

報告事項
各自、共有フォルダの進捗表を更新済みとする。

本日のメイン議題（相談）

A社からの原材料値上げ要請への回答シナリオ（担当：Bさん）
C部品の納期遅延に伴う、設計部門への代替品提案の進め方（担当：Dさん）

　※「何をみんなで考えてほしいか」を明確にしておくのがポイントです。

ルール③　共有漏れを防ぐ「応援議事録」をセットにする

部内会議を短縮しても、決定事項と「後で確認してほしい事務連絡」をセットにした簡潔な議事録があれば、共有漏れの不安はなくなります。例えば、以下のとおりです。

【議事録の具体例（1/8 定例会議）】

決定した応援アクション（相談の結論）
A社からの値上げ要請について　Cさんの市況データを用いてBさんが協議。調達マネジャーが来週同席。
業務連絡（各自で確認・対応）
D製品で使用する納期前倒し依頼について、仕入先からの一次回答を共有フォルダに入力。
全社コンプライアンス研修の受講締め切り（1/15まで）。

このように、「部内会議本番」だけでなく、前後の仕組みをセットで変えることで、部員を大切にするための「相談時間」をつくることができます。

まとめ

「部内会議の役割を「業務連絡」から「相談」へシフトする
事前に「相談したいこと」を決めてから部内会議に臨む
簡潔な議事録フォローで、事務連絡の漏れを防ぐ

効率化の目的は、単に時間を短くすることではありません。調達部員一人ひとりの声に耳を傾け、調達チームの絆を強くする時間を生み出すためにあります。

「今の部内会議のやり方を変えたいけれど、具体的にどう仕組み化すればいいかわからない」「自社の調達チームに合った『相談を生むフォーマット』を一緒に作りたい」調達マネジャーの方へ。

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佐藤公和

食品メーカー・大手電子機器メーカーの調達業務に13年従事。社内外でリーダーシップを発揮し収益向上に貢献する。独立後、調達部門に特化した組織風土改革・人材育成支援コンサルタント・研修講師として活動中。

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