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【調達・購買】部下に後輩指導を任せるときに気をつけるポイント３つ

【調達・購買】部下に後輩指導を任せるときに気をつけるポイント３つ

調達部門に新入社員が配属される予定がある・・・。
後輩指導を任せたいと思っているが不安もある・・・。
部下に後輩指導を任せる時に気をつけておきたいポイントがあれば教えてほしい！

このような悩みをお持ちの調達マネジャーの方へ。

部下がしっかり後輩の指導ができるか不安ですよね。

企業研修では調達マネジャーの方から同様のご質問いただくことがありますが、調達・購買部門ならでは環境を理解した上で、後輩指導を任せることをおすすめしています。

今回は、【調達・購買】部下に後輩指導を任せるときに気をつけるポイント３つについてお伝えしますので、ぜひご覧ください。

【調達・購買】部下に後輩指導を任せるときに気をつけるポイント３つ

ポイント①　ルーティン業務だけ指導しないようにする

１つ目は、ルーティン業務だけ指導しないようにすることです。

ルーティン業務とは基本的な調達部門の業務のことで、例えば以下のとおりです。

（例）調達業務のルーティン業務

取引先への見積依頼
見積書の承認申請手続き
契約書類関連の手続き
注文申請手続き
検収・支払手続き
関係部門や取引先からの問い合わせ対応

最初はルーティン業務をこなすために必要な手順やマニュアルを覚えられるように指導することになるのですが、手順やマニュアルを覚えることをゴールにしないようにしなければなりません。なぜなら、ルーティン業務以外の対応が調達部門の担当者に期待される役割だからです。

例えば、コストダウン活動を行うとき、既存の取引先に同じ条件で見積り依頼をしても結果は同じですよね。ルーティン業務を覚えることは通過点であることを後輩指導を任せる部下に共有しておきましょう。

ポイント②　関係部門との調整は「納得感」のある回答を準備する方法を指導する

2つ目は、関係部門との調整は「納得感」のある回答を準備する方法を指導することです。

調達業務で苦労することの一つに関係部門との調整があります。例えば以下のとおりです。

（例）関係部門との調整すべきこと

納期調整
品質トラブルへの対応
コストダウン活動への協力依頼

関係部門の要望に満額回答できれば問題ないのですが、毎回できるかといえば難しいですよね。そのときに必要なことが「納得感」のある回答です。取引先と交渉を行い、交渉結果として得られた回答が、「調達部門がここまで努力してくれた結果だから仕方ないな」と思ってもらえるためのどのような準備をすればいいかということについても指導していくことが必要です。後輩指導を任せる部下はどのような準備をしているでしょうか？任せる前にヒアリングしておきましょう。

ポイント③　取引先との交渉は、営業担当者を「応援」する方法を指導する

3つ目は、取引先との交渉は、営業担当者を「応援」する方法を指導することです。

取引先との交渉方法についても注意が必要です。「買う方が偉い」と言わんばかりに高圧的な態度で接してしまうと後々問題になりますし、取引先の言われるがままに「丸のみ」していては調達部門の役割を果たすことができません。大切なことは、取引先の営業担当者との接し方です。こちらが望むことを検討してもらうには、必ず営業担当者（もしくはその上司）を通して伝えなければなりません。そのときに営業担当者を「応援」するという姿勢で交渉できるかどうかにかかっています。例えば以下のとおりです。

（例）取引先の営業担当者を「応援」する姿勢

取引先で検討しやすいように必要な資料や情報を用意しておく
取引先の事情にも耳を傾けてしっかり話を聴く
営業担当者と本音で話ができるような関係づくりをしておく

後輩指導を任せる部下は、取引先の営業担当者が「この人との仕事はやりやすいな」と思ってもらえるような関係づくりのためにどんな姿勢で接しているでしょうか？こちらも任せる前にヒアリングしておきましょう。

まとめ

ポイント①　ルーティン業務だけ指導しないようにする
ポイント②　関係部門との調整は「納得感」のある回答を準備する方法を指導すること
ポイント③　取引先との交渉は、営業担当者を「応援」する方法を指導する

調達部門は、「決められたルーティン業務だけこなすことができればいい」というものではなく、関係部門や取引先など関係者と協力して仕事を進めていかなければならない特殊な仕事です。その難しさとやりがいについて後輩指導を任せる部下と一度話し合ってみるといいと思います。後輩指導方針の方向性が見えてきますよ。

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佐藤公和

食品メーカー・大手電子機器メーカーの調達業務に13年従事。社内外でリーダーシップを発揮し収益向上に貢献する。独立後、調達部門に特化した人材育成支援コンサルタント・研修講師として活動中。

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