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取引先との交渉が苦手な部下の指導法4ステップとは？
- 取引先との交渉が苦手な部下がいる・・・。
- 部下に任せようと思っているがうまくいっていない・・・。
- どうしたら取引先との交渉を任せることができるか教えてほしい！
このような課題をお持ちの調達マネジャーの方へ。
取引先との交渉の場に同席しているだけの部下をどう指導したらいいか・・・。悩みますよね。
実は私（調達経験歴13年）も、最初は一人で取引先と話をすることができないタイプでした。
ある日のことですが、私の上司が前の予定が影響したことで取引先との打ち合わせに遅れてしまい、到着する上司が来るまでの30分間、取引先の営業担当者の方と何を話したらいいかわからず、気まずい雰囲気になってしまったことがあります。（苦笑）
私の経験をふまえて、そんなタイプの部下をどう指導したらいいかということについて調達マネジャーの方へお伝えできればと思います。
今回は、取引先との交渉が苦手な部下の指導法4ステップとは？についてお伝えしますので、ぜひご覧ください。
取引先との交渉が苦手な部下の指導法4ステップとは？
ステップ① 交渉準備の手伝いを任せる
ステップ①は、交渉準備の手伝いを任せることです。
同席しているだけでは交渉を任せることは難しいので、まずは交渉準備にすべきことを手伝うことか任せていきましょう。交渉でどんな準備をしていますか？例えば以下のとおりです。
（例）コストダウン交渉の準備
- 取引先の購入実績（取引金額、取引内容等）
- 自社の展望（事業方針や主力事業の見通し等）
- 取引先の今後の購入見込み額（所要計画等）
- 交渉で要望するコストダウン率・コストダウン額の決定
- コストダウンを要望する理由と実現するために取り組みたい施策
- 上記の内容に関する資料作成
いきなりすべては任せられなくても、できるところから任せてみたり、教育係の部下に指導を任せてみましょう。
ステップ② 交渉のリハーサルをする
ステップ②は、交渉のリハーサルをすることです。
取引先との交渉が苦手な部下は、要望を伝えることはできても、相手から質問を受けた時に回答できなかったり、いい返事をいただけない場合にどう対応すべきかがわからないということが多いです。交渉の場で固まらないようにするには、事前のリハーサルが効果的です。例えば以下のとおりです。
（例）コストダウン交渉のリハーサル
- 「資料の内容で〇〇についてわからない点がある」と質問されたときにどうするか？
- 「コストダウンには協力できません」と回答されたときにどうするか？
- 「むしろ値上げしてほしい」と回答されたときにどうするか？
- 「前年の２倍の売上をいただけたら協力します」と回答されたときにどうするか？
それぞれの会社との取引事情があるので一概には言えませんが、まず調達部門方針を部下と共有しておくことが重要です。方針が決まっていれば、交渉過程の中で「なにを伝える必要があるか」「なにをしてはいけないか」という部分を理解できるようになっていきます。
例えば、あてもないのに「コストダウンに協力できないなら取引を中止して他の会社と取引します」と言ってはいけないですよね。
ステップ③ 上司が同席して部下がメインで交渉を行う
ステップ③は、上司が同席して部下がメインで交渉を行うことです。
交渉のリハーサルをしたら、部下がメインで話をする機会をつくりましょう。ただし、いきなり一人での交渉を任せてしまうのは不安があると思いますので、同席をして部下がどのような話をするのか見守ります。取引先から厳しい内容の話があってもできるだけ途中で口を挟まず、その場で話をまとめることが難しいようであれば、日を改めて仕切り直ししましょう。この経験を積むことが部下の成長につながっていきます。
ステップ④ 交渉後にフィードバックを行い改善する
ステップ④は、交渉後にフィードバックを行い改善することです。
交渉後に振り返りを行いましょう。まずは部下がどう感じているのか聴きます。その上で、より良くするための改善点を話し合い、次回の交渉に向けて準備を任せていきます。例えば、部下とのフィードバックミーティングで話し合うことは以下のとおりです。
（例）交渉後のフィードバックミーティング
- 部下の感想 良かった点「資料の説明はわかりやくできた」 改善点「取引先からの質問に答えられなかった」
- 上司からのフィードバック「取引先からの質問については、〇〇部門に確認を取るといいよ」
- 次回交渉へ向けての準備 「取引先からの質問への回答を準備して、次回の日程調整をする」
まとめ
- ステップ① 交渉準備の手伝いを任せる
- ステップ② 交渉のリハーサルをする
- ステップ③ 上司が同席して部下がメインで交渉を行う
- ステップ④ 交渉後にフィードバックを行い改善する
取引先との交渉は、こちらの要望に対しての相手の反応を想定して、対応できるかどうかにかかっています。ぶっつけ本番ではなく事前にリハーサルをしておくと慌てることなく対応することができるようになります。最初は戸惑うこともあると思いますが、温かく見守りながら任せていきましょう。
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