【調達・購買】何度もやり直し！を回避するポイント３つ

何度もやり直し！を回避するポイント３つ

ポイント１　仕事のゴールを確認する

まず、仕事のゴールを確認します。

（例）上司への業務報告書の作成

■今日の業務内容を報告する

■できたこと、できなかったことを振り返る

■振り返った上で、明日からやっていくことを報告する

例えば、上司への業務報告書があったとします。

・その日の業務内容を報告するだけでいいのか？

・できた、できないを振り返るのか？

・振り返った結果、明日からやっていくことについて報告するのか？

によって、中身が変わってきますよね。

ゴールを確認しておけば、何度も「やり直し！」を回避することができます。

ポイント２　仕上がりの希望を聞く

次に、どんな仕上がり（内容）を求めているのかを聞きます。

（例）上司への業務報告書の作成

■その日のコストダウン交渉の結果について報告する

■コストダウン交渉について、「できたこと」「できなかったこと」を振り返る

■振り返った上で、明日からどんなコストダウン交渉をしていくか報告する

例えば、上司が「コストダウン交渉に関する報告」を求めていたとします。

この場合、一日の業務内容を箇条書きにして報告しても、「やり直し！」になってしまいますよね。

「コストダウン交渉結果と、その結果を踏まえて明日からはどんな交渉をしていくか」に絞って報告書を作成していくと、ギャップを埋めることができます。

ポイント３　途中で経過報告をして確認する

最後に、途中経過を報告します。

相手の希望とのギャップがないか確認するためです。

（例）上司への業務報告書の作成

■「コストダウン交渉の結果と明日の交渉予定」

・取引先A社のコストダウン交渉結果は、ゼロ回答

・明日、取引先A社の営業マンに再検討を要望する

途中経過として、「取引先A社に再交渉すること」を相談したところ、上司から、営業担当ではなく、営業マンの上司に要望するようにと言われたとします。途中で確認することで、「やり直し！」を回避することができます。

この例は、私が調達部門で仕事をし始めた頃の話です。

上司は部下の業務報告書をとりまとめて、社内会議で説明するために指示を出していました。

まとめ

最初は、「相手が求めること」を確認するのが大変だなと思うかもしれません。

でも、ひと手間かけて相手と確認しながら進めていけるようになると、最終的には信頼して任せてくれるようになります。

ある程度、任せてもらえると自分のペースで仕事ができるようになり、やりやすくなっていきますので、一度やってみてくださいね。

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