【調達・購買】新人さんが仕事を受けるときのポイント３つ

新人さんが仕事を受けるときのポイント３つ

ポイント１　仕事のゴールを確認する

（例）取引先から入手した見積書を上司に承認申請する

■取引先に見積依頼をする

■承認申請システムに必要事項を入力して申請する

指導役の先輩から、「取引先A社〇〇部品の承認申請しておいて」と言われたとします。

承認申請するためは、

１、 取引先に見積依頼をする

２、 承認申請システムに必要事項を入力して申請する

大きく分けて２段階あることを確認します。

もし、「承認申請しておいて」としか頭の中に残っていなければ、承認申請するために何の書類が必要なのかわからない…。となってしまいます。

ですので、「承認申請するために必要な書類とか情報とかありますか？」という感じで、なにをどうしてほしいのかについて確認を取るようにしましょう。

ポイント２　目的を確認する

（例）取引先から入手した見積書を上司に承認申請する

■なんのために承認申請するのか？

「月ごとに区切って、取引先ごとに支払いをしていくために必要だから」

「購入ロットや価格などを確認して、今回の購入が妥当かどうか最終確認するため」

指導役の先輩から「取引先A社〇〇部品の承認申請しておいて」と言われたとき、先輩に「この仕事の目的はなんですか？」と確認してみましょう。

見積書の承認申請の主な目的は、

１、 支払い手続き

２、 購入条件の確認

大きく分けて２つです。

「１、支払い手続きのため」の事務手続きができたらいいんだなと思ってしまうと、「２、購入条件の確認」の方がおろそかになってしまいますよね。

「金額の間違いはないか？」

「そもそも、この価格は妥当なのか？」

という視点で見積書の確認できるようになっていくと、後々コストダウン交渉をするときに役立ちます。

ポイント３　注意点を確認する

最後に、注意点について確認します。

（例）取引先から入手した見積書を上司に承認申請する

■この仕事の注意点は？

「見積書には、価格の内訳も書いてもらうように依頼する」

「月末まで決済しなければいけないから、明日までに見積書を入手しておく」

指導役の先輩に、「見積依頼をするときに気をつけておくことがあれば教えてください。」といった感じで確認しておきます。

ポイント２でお伝えした「購入条件の確認」という目的にあった見積書を入手するためには、価格だけが書かれた見積書ではなく、内訳も一緒に書いてもらえると確認しやすいですよね。

まとめ

仕事を受けるときに、しつこく確認すると嫌がられるかなと不安に感じる人もいるかもしれませんが、指導役の先輩は「積極的でやる気があっていいね」と思ってくれます。

むしろ、なにも質問がないと「大丈夫かな？」「ちゃんとできるかな？」と心配になるものです。

わからないことは、遠慮しないでどんどん確認していきましょう。

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