【締め切り間際でバタバタしない！】ストレスフリー仕事術

（２）「どう進めたらいいかわからないから、とりあえず保留にしよう」と思っている

仕事の内容や進め方について、よく確認せず引き受けてしまい、わからないことがあると保留にしてしまうタイプです。仕事を引き受けたときには、「大丈夫だろう」と思っていたものの、わからないことがいろいろ出てきてしまい・・・。「なにを確認したらいいかわからない」という状況になって、依頼元から連絡があるまで保留にしてしまいます。

また、締め切り間際になって、「今さらこんなことを聞いたら、怒られるだろうな・・・」といった具合に、仕事相手とのコミュニケーションを苦手にしている方が多いです。

（３）「これまでも、締め切り直前で始めても間に合ったから、今回も大丈夫！」と思っている

過去の成功体験を信じていて、今回も大丈夫だろうと思っているタイプです。そのときは、たまたま締め切りに間に合っただけかもしれません。うまくいったときの印象が強く残り、変に自信を持ってしまい、「今回は、想定外のことが起こり、時間がかかってしまった・・・」といった具合に、計画的に仕事を進めることを苦手にしている方が多いです。

２、ケアレスミスを防ぐ！締め切り直前ですべきこと

ケアレスミスを防ぐポイントは、仕事の依頼元が求めることとのギャップを減らすための「すり合わせを行う」ことです。

ポイントは２つです。

（１）「依頼元が求めていることを書き出してもう一度チェックする」

まずは、自分自身でチェックします。仕事を引き受けるときに依頼元が言っていたこと、その後やり取りしたこと、それを一つ一つ書き出して、そのとおりに仕上がっているかチェックしていきましょう。時間が経過すればするほど、自分の記憶があいまいになるからです。

「依頼元が求めていることと、違うことをやっていないか」をチェックするとミスを防げるようになります。

（２）「わからないことがあれば、迷わず依頼元へ確認をする」

自分でこれまでの経過を確認しても、わからないことがあれば、迷わず依頼元へ確認しましょう。「今さら、こんなこと言ってこないでよ・・・」と、依頼元からあまりいい顔をされないかもしれません。それでも、「依頼した内容と全然違うじゃないですか！」と、後からクレームになるよりは、まだ傷が浅くて済みますし、迷惑をかけるにしても、最小限に減らしていくことができます。

依頼する側は、「もっと、早く相談してくれればよかったのに・・・」と思っているものです。

もし、締め切り間際の仕事で行き詰っている方がいらっしゃいましたら、すぐに依頼元へ相談しましょう！

３、仕事でストレスを減らすには？

ストレスを減らすためのポイントは、３つです。

（１）仕事を引き受けるときに、依頼元へ確認することをあらかじめ決めておく

以下の３つを確認します。

・「納期」　いつまでに提出すればいいのか

・「ゴール設定」　どのくらいのレベル（提出物の品質基準）で提出すればいいのか？

・「相談方法の確認」　わからないことあったときは、どうすればいいのか？

最低限、これだけ確認しておくだけでも、ストレスを減らして仕事を進めることができるようになります。

例えば、「上司から会議資料作成を依頼された場合」

「納期」　いつまでに提出すればいいのか？

⇒一週間後、来週の水曜日の午前中に会議があるので、前日の午前中までには用意して欲しい。

「ゴール設定」　どのくらいのレベル（提出物の品質基準）で提出すればいいのか？

⇒前回の会議で使った資料があるので、それを参考にして準備して欲しい。

「相談方法の確認」　わからないことあったときは、どうすればいいのか？

⇒今週は、週末に出張するから、相談したい場合は、今日か明日、来週の月曜日は午後だった空いている。そのときに、わからないことがあれば、リーダーのＡさんに聞いてください。

といった具合に確認しておくと、いざ、困ったときに「どうすればいいかがわかっている」と、ストレスを減らすことができます。

（２）「時間見積り」をしてから始める

「時間見積り」とは、「完成するまでにやるべきことを分解して、それぞれにどれくらい時間をかける見積もること」です。

時間見積もりをしないで始めると、「どのくらいで終わるのかな？」「間に合うかな？」といった気持ちになって、漠然とした不安が大きくなり、ストレスが強くなるからです。

先ほどの例の場合でしたら、

【会議資料作成の時間見積もり】

１、 前回使用した会議資料を確認する　（３０分）

２、 資料作成の注意点をＡさんに確認する　（３０分）

３、 今回の会議で盛り込む内容を確認する　（３０分）

４、 資料作成をする（６０分）

５、 一通りチェックする（１５分）

６、 Ａさんに確認してもらう（１５分）

７、 Ａさんからアドバイス受けた項目を修正する（３０分）

８、 上司に提出、説明する（１５分）

時間見積もり合計　２２５分（３時間４５分）

と、なります。

時間見積もりに沿って、予定に組み込んでいきましょう。始めて行う仕事で、どのくらい時間がかかるかわからない場合は、「エイヤ！でこのくらいでいいかな？」でＯＫです。実際にやってみて、作業時間を計ってみたら、「予想より時間がかかった」「案外時間がかからなかった」のどちらかになると思います。次に同じ作業を時間見積もりするときの目安できると、計画的に仕事を進められるようになります。

（３） とにかく、始めの一歩を踏み出す

（２）でご説明した時間見積もりしたスケジュールの最初の一つに手をつけてしまいましょう。さきほどの例の場合、「１、 前回使用した会議資料を確認する　（３０分）」のうち、会議資料を印刷して手元に用意するといった、ささいなことでＯＫです。

一歩踏み出せれば次の一歩が踏み出しやすくなります。始める前は、「気分が乗らないなあ〜」と思っていたのに、いざ一歩を踏み出すと勢いがついて、気が付いたら１時間くらい作業していたということはないでしょうか？

まったく手つかずの状態から始めるのと、時間見積もりをして、ちょっと手をつけた状態から始めるのでは、「精神的なプレッシャー」が全然違うということもあります。

一歩踏み出したことで、「自分は、この仕事を先送りしていない！すでに始めていて途中までは進めているから！」と、思うことができれば、受け止め方も変わってきて、自分をだめだと思う気持ちも減ってきます。

【まとめ】

・仕事を引き受けるときに、「納期」「ゴール設定」「相談方法の確認」を確認しておきましょう。

・仕事を進めるときに、いきなり始めない。「時間見積もり」をしてから始めましょう。

・ちょっとでもいいので手をつけて、「自分はダメだ」と思う気持ちを手放しましょう。