【調達・購買】ご質問「調整・交渉相手とオンラインやメールで対応する場合の注意点について教えてください」
- 調整・交渉相手と対面だけでなくオンラインやメールでやり取りする機会があって・・・。
- 相手の状況や反応がわからないので戸惑うことがある・・・。
- オンラインやメールで対応する場合の注意点について教えてほしい！
このような悩みをお持ちの調達マネジャーやスタッフの方へ。
先日、研修を受講いただいた方でオンラインやメールでの対応についてご質問をいただきましたので、ブログでご紹介できればと思います。
オンラインでの対応のポイントは？
まず、オンラインでの対応のポイントです。
ポイントは、
- 対面よりも調整・交渉相手と確認する機会を増やすこと
になります。
対面の場合は相手の表情や雰囲気を観察しながら話をすることができますが、オンラインはそれが難しい部分があります。特に画面をオフにされてしまうと、音声のみですので、話し方や声のトーンで判断することになります。相手の状況や反応を確認するために以下のような質問をする頻度を上げていきます。
相手の状況や反応を確認するための質問（例）
- 「ここまでの話や内容についてご確認やご質問はありますか？」
- 「なにか気になることや心配な点があればお伺いしますがいかがでしょうか？」
- 「もし、この後もご確認やご質問がありましたらご遠慮なくお声がけください」
メールでの対応のポイントは？
続いて、メールでの対応のポイントについてです。
ポイントは、
- クッション言葉を活用して伝え方を配慮すること
になります。
文章は文字情報だけになりますので、同じ内容であってもニュアンスの違い、どういう思いや感情を持って伝えているのかがわかりにくい面があります。そのため、「依頼するとき」「改善を求めるとき」「苦情を申し入れるとき」などは伝え方を工夫することが必要です。それがクッション言葉の活用で例えば以下のとおりです。
クッション言葉の活用（例）
- 「～にしていただくことは可能でしょうか。」
- 「～にしていただけたら幸いです。」
- 「お忙しい中、お手数をおかけして申し訳ございませんが～」
まとめ
- オンラインでの対応のポイントは、「対面よりも調整・交渉相手と確認する機会を増やすこと」
- メールでの対応のポイントは、「クッション言葉を活用して伝え方を配慮すること」
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