【調達・購買】取引先から敬遠される新任調達担当者の特徴３つとその対処ポイントとは？
- 新任調達担当者がいるが・・・。
- 取引先から苦情が来てしまっている・・・。
- 何が原因なのか教えてほしい！
このような悩みをお持ちの調達・購買マネジャーの方へ。
新任調達担当者に任せたいのに取引先から苦情が来てしまう・・・。どうフォローしていいか悩みますよね。
もしかしたら、取引先への接し方に原因があるのかもしれません。
特徴① 要望のみを伝えてしまう
1つ目は、要望のみを伝えてしまうことです。
調達マネジャーさんや関係部門から求められた要望をそのまま伝えてしまっているケースです。例えば以下のとおりです。
要望のみを伝えてしまうケース（例）
- 納期調整の要望を出すときに、希望納入日だけを伝える
- 毎期のコストダウン交渉で、コストダウン額だけを伝える
- 以前NG回答をもらっているのに、同じ要望を伝える
このような伝え方をしてしまうと、取引先の営業担当者は「もう少し仕事の流れを把握して対応してほしいな」と感じてしまいます。
対処ポイント
- 依頼する理由などの事情とセットで伝える
- これまで取引先と調整・交渉してきた経緯を把握した上で伝える
- NG回答をもらっている場合、別の選択肢（条件）を検討してほしいことを伝える
取引先の営業担当者が話を持ち帰って検討できるように詳しい事情や理由などを伝えられるように指導していきましょう。
特徴② 必要なフォローができていない
2つ目の特徴は、必要なフォローができていないことです。
取引先に要望した際に、取引先の営業担当者から回答するために確認してほしいことなどについて対応できていないケースです。例えば以下のとおりです。
必要なフォローができていないケース（例）
- 納期調整の際、デットラインとなる日程を教えてもらいたいのに回答しない
- 価格交渉の際、今後の所要計画を教えてもらいらいのに回答しない
このように取引先が回答するために必要な情報を用意しないと、「この人の仕事は後回しでいいかな」という印象を持たれてしまいます。
対処ポイント
- 取引先に要望する前に、回答してもらうために必要な情報等を準備しておく
- 取引先との交渉する際に、回答してもらうために必要な情報等を確認して対応する
対処ポイントは、事前の準備と、交渉の際に確認しておくことです。どのように準備や確認をしているかチェックして指導しましょう。
特徴③ 回答を急がせる
3つ目は、回答を急がせることです。
取引先に対して希望回答日を提示しているにも関わらず、前倒しで回答を要望するケースです。例えば以下のとおりです。
回答を急がせるケース（例）
- 関係部門から督促を受けたので、そのまま伝えて急がせてしまう
- 取引先の事情を理解しようとせず、必要になったからと急がせてしまう
取引先の事情を理解しようしないで急がせてしまうと、「この人は自分たちの都合だけで仕事をしている人なんだな」と敬遠されてしまいます。
対処ポイント
- 関係部門から督促を受けても、事情を説明して調整可能かどうか確認してから対応する
- 取引先がどのように検討しているかを把握した上で、検討に必要な時間は確保できるように社内調整する
- 前倒しで回答するために協力できることはフォローする（省略していい事項などを確認する）
取引先の事情にも考慮した上でどのように対応すべきかという判断基準について、調達マネジャーさんの方でフォローや指導をしていきましょう。
まとめ
- 特徴① 要望のみを伝えてしまう
- 特徴② 必要なフォローができていない
- 特徴③ 回答を急がせる
取引先から敬遠されたり、苦情を受ける調達担当者は、相手の事情を理解しようしないで対応してしまうことにあります。どんな事情を理解して、どう対応すべきということについて、新任調達担当者の方の対応の仕方を確認しながら指導していってくださいね！
