3年目調達担当者に身につけてほしい！関係部門との調整に役立つ「ヒアリング力」とは？

ヒアリング力とは？

• 仕事で依頼したいこと
• 依頼するにあたって不安に思っていること
• これまでの対応で不満があって解消してほしいこと

ポイント①　関係部門の要望を具体化するためのヒアリングをする

• （生産管理部門担当者）「Ａ部品の納期調整をお願いします。」
• （調達担当者）「Ａ部品の納期調整ですね。希望の納期はいつですか？」
• （生産管理部門担当者）「3月11日の生産までに必要なのですが・・・。」
• （調達担当者）「3月11日ですね。検品の日程を考えると遅くとも2日前までには工場に入荷する必要がありますか？」
• （生産管理部門担当者）「そうですね、検品の日程も含めて間に合うように調整してほしいです。」
• （調達担当者）「わかりました。3月9日までに入荷できるように取引先に話をして回答しますね。」
• （生産管理部門担当者）「ありがとうございます。よろしくお願いします。」

ポイント②　関係部門が不安に思っていることをヒアリングする

• （生産管理部門担当者）「Ａ部品を3月11日の生産に間に合うように検品の日程を含めて3月9日に入荷できるように納期調整をお願いします。」
• （調達担当者）「3月9日ですね。わかりました。取引先に話をしてみます。」
• （生産管理部門担当者）「よろしくお願いします。3月9日に間に合いそうですか？」
• （調達担当者）「取引先に確認してみないとなんとも言えないのですが・・・。」
• （生産管理部門担当者）「３月11日の生産日程をずらすことが難しいので間に合うように調整してほしいのですが・・・。」
• （調達担当者）「ご心配をおかけして申し訳ございません。こちらの事情を伝えて間に合うように取引先にお願いするようにします。」
• （生産管理部門担当者）「ありがとうございます。よろしくお願いします。」

ポイント③　関係部門がこれまでの対応に不満があって解消してほしいことをヒアリングする

• （調達担当者）「A部品の納期調整についてですが、3月９日に入荷することができますという回答をいただきました。」
• （生産管理部門担当者）「ありがとうございます。助かりました。」
• （調達担当者）「こちらこそ、ご心配をおかけして申し訳ございませんでした。今回の対応でなにか気になることや要望はありますか？」
• （生産管理部門担当者）「そうですね、もともと3月9日で予定されていたので遅れる場合は早めに連絡いただきたいですし、以前も同じことがありました。」
• （調達担当者）「お話しいただいてありがとうございます。ご指摘いただいた点について、取引先にご要望を伝えます。」
• （生産管理部門担当者）「ありがとうございます。よろしくお願いします。」

まとめ

• ヒアリング力とは、「相手が求めていることを引き出す力」のこと。相手が言いづらい本音を聞き出すことができると調整がスムーズに行くので重要である。
• 関係部門との調整で「ヒアリング力」を活用するためのポイントは３つある。
• ポイント①　関係部門の要望を具体化するためのヒアリングをする
• ポイント②　関係部門が不安に思ってることをヒアリングする
• ポイント③　関係部門がこれまでの対応に不満があって解消してほしいことをヒアリングする

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